Chers clients,
l'année 2019 touche lentement mais sûrement à sa fin – nous aimerions profiter de l'occasion pour publier une autre mise à jour pour le GigPlaner. Par rapport à l'année dernière, nous avons un peu réduit le nombre de versions, mais c'est déjà la septième version cette année, avec de nombreuses nouveautés.
Le plus grand sujet de cette version est le nouveau journal de bord du conducteur, qui vous permet de saisir les itinéraires dans le cadre de la saisie des temps. Comme pour les temps de travail, le kilométrage de début et de fin est mémorisé ici afin de faciliter au maximum l'enregistrement.
En plus du journal de bord, il y a aussi de nouveaux droits, des améliorations dans les frais de déplacement, la comptabilité et la saisie des temps ainsi que des optimisations mineures. Comme d'habitude, la nouvelle version sera disponible demain.
Une période contemplative d'avant Noël et d'autres succès avec GigPlaner vous souhaitent
Sven Schlotthauer
Journal de bord du conducteur
Le nouveau journal de bord du conducteur vous permet, à vous et à vos employés, d'enregistrer beaucoup plus facilement les itinéraires de conduite. Grâce à l'intégration directe dans le système de saisie des temps, le kilométrage au début et à la fin du trajet est enregistré et GigPlaner calcule ensuite la distance parcourue. Comme pour la saisie des temps, la position GPS pour le début et la fin d'un déplacement peut également être sauvegardée automatiquement en option.
Enregistrement des distances parcourues
Pour enregistrer les itinéraires, vous devez activer cette option pour une catégorie de temps dans l'horloge temporelle (Gestion > Facturation & Enregistrement des temps > Catégories de temps). Idéalement, vous devriez créer une catégorie "Temps de conduite" pour laquelle l'enregistrement est activé. Lors de l'enregistrement des heures de travail, le kilométrage est ensuite interrogé dans une étape ultérieure – mais peut également être enregistré ultérieurement via l'horloge (par exemple, si le trajet ne démarre pas directement, mais quelques minutes après le début de l'heure de travail). Dès que le temps de parcours est terminé via l'horloge, le kilométrage final est également interrogé.
Affichage des itinéraires
Un journal de bord est tenu pour chaque véhicule et chaque employé, dans lequel sont consignés tous les déplacements. Vous trouverez ces journaux de bord dans les données de base du profil de l'employé ou du véhicule correspondant, ainsi que sous "Mon compte".
Transfert des distances de déplacement aux frais de déplacement
Tous les itinéraires enregistrés peuvent être facilement et commodément transférés dans un rapport de frais de déplacement. De cette façon, il n'est pas nécessaire de calculer manuellement les itinéraires individuels ensemble et les itinéraires individuels sont clairement visibles plus tard dans la comptabilité.
Certificats pour les véhicules
Dans les paramètres des catégories de certificats (Gestion > Employés > Certificats), il est possible de définir si ceux-ci sont pertinents pour les véhicules. Tous ces certificats (par exemple, permis de conduire) sont ensuite affichés dans les profils de véhicule et peuvent être activés via la case à cocher. Ensuite, seuls les salariés possédant les certificats appropriés peuvent être définis comme conducteurs.
Gestion des droits
La gestion des droits a également été étendue dans cette version par quelques options de configuration supplémentaires :
Approuver ses propres demandes
Jusqu'à présent, les demandes de frais de déplacement, de certificats, de congés et d'heures de travail étaient toujours automatiquement approuvées pour les administrateurs. A partir de cette version, il est possible de régler l'approbation des propres demandes séparément, de sorte qu'un contrôle à quatre yeux est également possible pour les administrateurs si nécessaire.
Accès aux adresses des employés
Les données d'adresse des salariés, des free-lances et des sous-traitants peuvent désormais être publiées séparément via un droit séparé. De cette façon, vous pouvez, par exemple, valider les profils des salariés avec leurs coordonnées uniquement, mais pas avec l'adresse des autres salariés.
Droits séparés pour les demandes et les confirmations
La possibilité de demander ou confirmer des salariés pour une fonction peut désormais également être attribuée en tant que droit distinct. Indépendamment du fait qu'un salarié puisse traiter une fonction, vous pouvez contrôler s'il peut demander ou confirmer des salariés. Ceci n'affecte pas la saisie des besoins en personnel (l'ajout de catégories dans un emplis).
Facturation et saisie des temps
Certaines optimisations ont également été apportées dans le facturation et l'enregistrement du temps pour rendre le travail avec le GigPlaner plus facile et plus flexible.
Modification des horaires de travail
Pour les durées du travail, il est maintenant possible de définir dans les options que celles-ci ne peuvent plus être modifiées après une approbation unique. Un changement n'est alors possible que par les administrateurs.
Périodes de facturation
Les périodes de facturation et de saisie des temps (facturation au xx d'un mois) peuvent maintenant être définies séparément pour les salariés, les travailleurs indépendant et les sous-traitants. De cette façon, des périodes différentes peuvent être mises en œuvre pour les salariés internes et externes.
Saisie des temps pour les sous-emplois
Dans un emploi principal, il est maintenant possible d'afficher les heures de travail pour toutes les soud-emplois. Les heures de travail de tous les salariés de toutes les disciplines sont affichées et peuvent également être modifiées ou ajoutées à partir de cette vue.
Frais de voyage
La synthèse des frais de déplacement peut maintenant être regroupée par salarié. De plus, le widget " Approbations en suspens " du tableau de bord a été amélioré pour afficher les rapports de frais de déplacement prêts à être payés. Vous obtenez ainsi une meilleure vue d'ensemble pour les salariés qui ne paient que les frais de déplacement.
Autres optimisations
- Les travailleurs indépendant peuvent désormais également spécifier un motif d'absence facultatif, comme c'était déjà possible lorsque les salariés étaient en congé.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez envoyer des courriels de commentaires avec chaque nouveau commentaire. Par défaut, le système n'envoie pas de nouveaux avis avant que le salarié ne se soit connecté une fois au système entre-temps. Ceci peut être modifié dans les réglages maintenant.
- Dans le widget "Horloge centrale", les employés en pause seront marqués en conséquence à l'avenir.
- Les personnes de contact peuvent désormais également être enregistrées dans le système pour les sous-traitants – comme c'est le cas pour les endroits et les clients.
- Les catégories de la liste des salariés d'un job peuvent maintenant être triées. De cette façon, vous pouvez placer des catégories importantes telles que les chefs de projet en haut de la liste.
- Si des enregistrements sont créés à l'aide de l'API, les champs individuels peuvent être verrouillés pour édition dans GigPlaner. Jusqu'à présent, il n'y avait qu'une seule option commune pour les employés, les travailleurs indépendant et les sous-traitants. A l'avenir, il sera également possible de verrouiller les zones de ces trois ressources indépendamment les unes des autres.
