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Chers clients,
durant le Prolight + Sound la semaine dernière, certains d’entre vous ont déjà eu l’occasion de jeter un coup d’œil au nouveau tableau de bord. Comme promis, cette nouvelle fonctionnalité sera disponible demain avec de nombreuses autres améliorations. Afin de tirer pleinement parti du tableau de bord, nous avons compilé les informations les plus importantes dans cette newsletter.
Un autre sujet majeur de cette newsletter est le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données de l’UE, qui entrera en vigueur le 25 mai. Le GigPlaner vous propose un certain nombre de nouvelles fonctions que vous pouvez utiliser pour remplir les nouvelles obligations envers vos employés et freelances.
J’espère que vous apprécierez la lecture de cette newsletter et je vous souhaite tout le meilleur
Sven Schlotthauer
Le tableau de bord
Désormais, le tableau de bord sera le point de contact central pour les informations de toutes sortes dans le GigPlaner. Que ce soit vos propres tâches, les approbations en attente ou les prochains anniversaires – le Tableau de Bord dispose déjà d’un grand nombre de widgets utiles qui vous faciliteront encore plus le travail avec le GigPlaner.
Tableau de bord système
Chaque employé commence par défaut avec le soi-disant tableau de bord système. Ce tableau de bord est public et ne peut être modifié que par certains employés (régulé par les permissions dans les groupes d’utilisateurs). Ce tableau de bord peut donc par exemple aussi servir de panneau d’affichage. De plus, il est possible de configurer un nombre illimité d’autres tableaux de bord publics, qui sont alors également disponibles pour tous les employés.
Libre configuration
Chaque employé a la possibilité de configurer autant de tableaux de bord personnels qu’il le souhaite. À l’intérieur d’un tableau de bord, il peut choisir parmi un grand nombre de widgets qui peuvent être disposés librement dans une mise en page multi-colonnes. Pour créer un nouveau tableau de bord, cliquez sur "+ Nouveau Tableau de Bord…" dans la navigation. Pour ajouter des widgets dans le tableau de bord, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton "+ Ajouter un Widget". Vous pouvez ensuite faire glisser et déposer le widget dans la mise en page ou changer la couleur de la barre de titre du widget.
Différents widgets
Le GigPlaner propose déjà un grand nombre de widgets utiles. Et bien sûr, nous développerons également de nouveaux widgets avec les prochaines mises à jour. La plupart des widgets sont personnalisables afin que vous puissiez effectuer certains réglages pour modifier les widgets. Pour ce faire, déplacez le curseur de la souris sur la barre de titre d’un widget puis cliquez sur le symbole du crayon.
Le Règlement Général sur la Protection des Données de l’UE
Le 25 mai, le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données de l’UE (RGPD UE) entrera en vigueur. Avec ce règlement, l’UE a créé de loin les normes de protection des données les plus élevées et les meilleures au monde. Cependant, cela signifie que le traitement des données personnelles dans toutes les entreprises doit être vérifié et, dans la plupart des cas, ajusté. Dans le cas du GigPlaner, cela concerne principalement les données de vos employés, que vous enregistrez et traitez dans le cadre d’un contrat de travail (Art. 6 (1) (b) RGPD).
Partie responsable
La loi fédérale allemande sur la protection des données (et donc aussi le RGPD) stipule que la partie responsable doit être nommée pour chaque traitement de données. Dans le cas de la collecte des données pour l’exécution du contrat de travail, l’entreprise qui utilise le GigPlaner pour sa propre planification du personnel est la partie responsable. Cela signifie que vous devez informer vos employés sur le traitement des données personnelles et en même temps, nous devons vous fournir tous les outils nécessaires dans le GigPlaner avec lesquels vous pouvez, par exemple, respecter vos obligations d’information.
Informations sur les données / Auto-évaluation
À l’avenir, chacun de vos employés aura le droit de recevoir de votre part des informations sur les données stockées ainsi que sur les périodes de stockage et de suppression prévues (Art. 15 RGPD). À partir de cette version, vous pouvez créer ces informations directement à partir du GigPlaner pour vos employés. Pour ce faire, sélectionnez l’employé (ou freelance) dans les données de base et cliquez sur l’icône "Imprimer" dans le coin supérieur droit. Puis sélectionnez l’élément "Informations sur les données". Les informations contiennent toutes les données stockées sur l’employé dans le GigPlaner (également des données sur les calendriers externes par exemple, etc.). Si votre employé fait une demande, vous êtes obligé de lui fournir ces informations (avec toutes les informations d’autres systèmes).
Accès de maintenance
Jusqu’à présent, il était possible pour le personnel de support d’accéder directement au GigPlaner ou à la base de données respective en cas de messages d’erreur ou de problèmes. Dans le cadre du RGPD UE, nous avons maintenant mis en place un verrou qui ne nous permet d’accéder que si vous nous le libérez explicitement. À cet effet, il est désormais possible dans les paramètres sous l’élément "Données" d’activer un accès de maintenance. Avec cet accès, un représentant du support peut se connecter une fois à votre système. Veuillez noter : cette option n’est disponible que pour l’employé qui a initialement enregistré le GigPlaner.
Autres changements
- Lors de la saisie des périodes de vacances, il est désormais possible d’assigner des horaires. De cette manière, les demi-journées de vacances ou les absences plus courtes, par exemple, peuvent être représentées. Si l’enregistrement du temps est actif pour l’employé, il doit être défini manuellement dans de tels cas quelle proportion des valeurs de vacances ou de temps doit être créditée ou déduite.
- Les tâches rejetées peuvent désormais être masquées dans le calendrier de la même manière que les tâches demandées ou réservées. De cette façon, vos employés ont une meilleure vue d’ensemble dans le calendrier et les entrées obsolètes ne gênent plus dans les vues individuelles.
Retour sur le Prolight + Sound
Le Prolight + Sound de la semaine dernière a été à nouveau une expérience très intéressante et importante pour nous. Surtout, nous avons été très heureux des nombreux retours positifs sur notre travail et bien sûr, c’est une incitation à donner le meilleur de nous-mêmes à l’avenir pour le GigPlaner. En plus de quelques bugs mineurs que nous corrigerons dans les prochains jours et semaines, vous avez bien sûr proposé de nombreuses idées d’améliorations que nous allons maintenant considérer. Notre objectif est de continuer le développement du GigPlaner toujours pour faire avancer vos souhaits et idées et rendre le système un peu plus parfait chaque jour.
Contenu original :
Dear customers,
during the Prolight + Sound last week, some of you have already had the opportunity to take a closer look at the new dashboard. As promised, this new feature will be available tomorrow along with many other enhancements. In order to take the full advantage of the dashboard, we have compiled the most important information in this newsletter.
Another major topic in this newsletter is the new EU General Data Protection Regulation, which enters into force on 25 May. The GigPlaner provides you with a number of new functions that you can use to fulfill the new obligations to your employees and freelancers.
I hope you enjoy reading this newsletter and wish you all the best
Sven Schlotthauer
The dashboard
From now on, the dashboard will be the central point of contact for information of all kinds in the GigPlaner. Whether it's your own jobs, pending approvals or the next birthdays – the Dashboard already has a large number of useful widgets that will make it even easier for you to work with the GigPlaner.
System dashboard
Each employee starts by default with the so-called system dashboard. This dashboard is public and can only be edited by certain employees (regulated by permissions in the user groups). This dashboard can therefore for example also serve as a bulletin board. In addition, it is possible to set up any number of other public dashboards, which are then also available to all employees.
Freely configurable
Each employee has the opportunity to configure as many own dashboards as he likes. Within a dashboard, he can choose from a large number of widgets that can be freely arranged in a multi-column layout. To create a new dashboard, click on "+ New Dashboard…" in the navigation. To add widgets within the dashboard you can just click on the "+ Add Widget" button. You can then drag and drop the widget within the layout or change the title bar color of the widget.
Various widgets
The GigPlaner already offers a large number of useful widgets. And of course we will also develop new widgets with the next updates. Most of the widgets are customizable so that you can make certain settings to change the widgets. To do this, move the mouse pointer over the title bar of a widget and then click on the pencil symbol.
The EU General Data Protection Regulation
On May 25, the new EU General Data Protection Regulation (EU GDPR) will come into force. With this regulation, the EU has created by far the highest and best data protection standards worldwide. However, this means that the processing of personal data in all companies must be checked and, in most cases, adjusted. In case of the GigPlaner, this is mainly about the data of your employees, which you record and process under an employment contract (Art. 6 (1) (b) GDPR).
Responsible party
The German Federal Data Protection Act (and thus also the GDPR) stipulates that the responsible party must be named for each data processing. In case of collecting the data for the performance of the employment contract, the company that uses the GigPlaner for its own personnel planning is the responsible party. This means that you have to inform your employees about the processing of personal data and at the same time we have to provide you all the necessary tools in the GigPlaner with which you can comply, for example, with your information obligations.
Data information / self-Assessment
In the future, each of your employees will have the right to receive information from you about the stored data as well as the planned storage and deletion periods (Art. 15 GDPR). Starting with this version, you can create such information directly from the GigPlaner for your employees. To do this, select the employee (or freelancer) in the base data and click on the "Print" icon in the upper right corner. Then select the item "Data information". The information contains all data stored about the employee in the GigPlaner (also data on external calendars for example, etc.). If your employee makes an application, you are obliged to provide him with this information (together with any information from other systems).
Maintenance access
So far it was possible for support staff to access the respective GigPlaner or the database directly in case of error messages or problems. As part of the EU GDPR, we have now implemented a lock that only allows us access if you explicitly release it to us. For this purpose, it is now possible in the settings under the item "Data" to enable a maintenance access. With this access, a support representative can log in to your system once. Please note: this option is only available to the employee who originally registered the GigPlaner.
Further changes
- When entering holiday periods, it is now possible to assign times. In this way, half-day holidays or shorter absences, for example, can be depicted. If time recording is active for the employee, it must be manually defined in such cases which proportion of vacation or time values should be credited or deducted.
- Rejected jobs can now be hidden in the calendar in the same way as requested or booked jobs. In this way, your employees have a better overview in the calendar and obsolete entries no longer bother in the individual views.
Review of the Prolight + Sound
The Prolight + Sound last week was again a very interesting and important experience for us. Above all, we were very pleased of the many positive feedback on our work and of course, this is an incentive to give our best in the future for the GigPlaner. In addition to a few minor bugs that we will be fixing over the next few days and weeks, you have of course come up with many ideas for enhancements that we will now consider. Our goal is to continue the development of the GigPlaner always to advance your wishes and ideas and to make the system a little more perfect with every day.
