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Contenu traduit automatiquement :
Chers clients,
durant le Prolight + Sound la semaine dernière, certains d’entre vous ont dĂ©jĂ eu l’occasion de jeter un coup d’Ĺ“il au nouveau tableau de bord. Comme promis, cette nouvelle fonctionnalitĂ© sera disponible demain avec de nombreuses autres amĂ©liorations. Afin de tirer pleinement parti du tableau de bord, nous avons compilĂ© les informations les plus importantes dans cette newsletter.
Un autre sujet majeur de cette newsletter est le nouveau Règlement GĂ©nĂ©ral sur la Protection des DonnĂ©es de l’UE, qui entrera en vigueur le 25 mai. Le GigPlaner vous propose un certain nombre de nouvelles fonctions que vous pouvez utiliser pour remplir les nouvelles obligations envers vos employĂ©s et freelances.
J’espère que vous apprĂ©cierez la lecture de cette newsletter et je vous souhaite tout le meilleur
Sven Schlotthauer
Le tableau de bord
DĂ©sormais, le tableau de bord sera le point de contact central pour les informations de toutes sortes dans le GigPlaner. Que ce soit vos propres tâches, les approbations en attente ou les prochains anniversaires – le Tableau de Bord dispose dĂ©jĂ d’un grand nombre de widgets utiles qui vous faciliteront encore plus le travail avec le GigPlaner.
Tableau de bord système
Chaque employĂ© commence par dĂ©faut avec le soi-disant tableau de bord système. Ce tableau de bord est public et ne peut ĂŞtre modifiĂ© que par certains employĂ©s (rĂ©gulĂ© par les permissions dans les groupes d’utilisateurs). Ce tableau de bord peut donc par exemple aussi servir de panneau d’affichage. De plus, il est possible de configurer un nombre illimitĂ© d’autres tableaux de bord publics, qui sont alors Ă©galement disponibles pour tous les employĂ©s.
Libre configuration
Chaque employĂ© a la possibilitĂ© de configurer autant de tableaux de bord personnels qu’il le souhaite. Ă€ l’intĂ©rieur d’un tableau de bord, il peut choisir parmi un grand nombre de widgets qui peuvent ĂŞtre disposĂ©s librement dans une mise en page multi-colonnes. Pour crĂ©er un nouveau tableau de bord, cliquez sur "+ Nouveau Tableau de Bord…" dans la navigation. Pour ajouter des widgets dans le tableau de bord, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton "+ Ajouter un Widget". Vous pouvez ensuite faire glisser et dĂ©poser le widget dans la mise en page ou changer la couleur de la barre de titre du widget.
Différents widgets
Le GigPlaner propose dĂ©jĂ un grand nombre de widgets utiles. Et bien sĂ»r, nous dĂ©velopperons Ă©galement de nouveaux widgets avec les prochaines mises Ă jour. La plupart des widgets sont personnalisables afin que vous puissiez effectuer certains rĂ©glages pour modifier les widgets. Pour ce faire, dĂ©placez le curseur de la souris sur la barre de titre d’un widget puis cliquez sur le symbole du crayon.
Le Règlement GĂ©nĂ©ral sur la Protection des DonnĂ©es de l’UE
Le 25 mai, le nouveau Règlement GĂ©nĂ©ral sur la Protection des DonnĂ©es de l’UE (RGPD UE) entrera en vigueur. Avec ce règlement, l’UE a crĂ©Ă© de loin les normes de protection des donnĂ©es les plus Ă©levĂ©es et les meilleures au monde. Cependant, cela signifie que le traitement des donnĂ©es personnelles dans toutes les entreprises doit ĂŞtre vĂ©rifiĂ© et, dans la plupart des cas, ajustĂ©. Dans le cas du GigPlaner, cela concerne principalement les donnĂ©es de vos employĂ©s, que vous enregistrez et traitez dans le cadre d’un contrat de travail (Art. 6 (1) (b) RGPD).
Partie responsable
La loi fĂ©dĂ©rale allemande sur la protection des donnĂ©es (et donc aussi le RGPD) stipule que la partie responsable doit ĂŞtre nommĂ©e pour chaque traitement de donnĂ©es. Dans le cas de la collecte des donnĂ©es pour l’exĂ©cution du contrat de travail, l’entreprise qui utilise le GigPlaner pour sa propre planification du personnel est la partie responsable. Cela signifie que vous devez informer vos employĂ©s sur le traitement des donnĂ©es personnelles et en mĂŞme temps, nous devons vous fournir tous les outils nĂ©cessaires dans le GigPlaner avec lesquels vous pouvez, par exemple, respecter vos obligations d’information.
Informations sur les données / Auto-évaluation
Ă€ l’avenir, chacun de vos employĂ©s aura le droit de recevoir de votre part des informations sur les donnĂ©es stockĂ©es ainsi que sur les pĂ©riodes de stockage et de suppression prĂ©vues (Art. 15 RGPD). Ă€ partir de cette version, vous pouvez crĂ©er ces informations directement Ă partir du GigPlaner pour vos employĂ©s. Pour ce faire, sĂ©lectionnez l’employĂ© (ou freelance) dans les donnĂ©es de base et cliquez sur l’icĂ´ne "Imprimer" dans le coin supĂ©rieur droit. Puis sĂ©lectionnez l’Ă©lĂ©ment "Informations sur les donnĂ©es". Les informations contiennent toutes les donnĂ©es stockĂ©es sur l’employĂ© dans le GigPlaner (Ă©galement des donnĂ©es sur les calendriers externes par exemple, etc.). Si votre employĂ© fait une demande, vous ĂŞtes obligĂ© de lui fournir ces informations (avec toutes les informations d’autres systèmes).
Accès de maintenance
Jusqu’Ă prĂ©sent, il Ă©tait possible pour le personnel de support d’accĂ©der directement au GigPlaner ou Ă la base de donnĂ©es respective en cas de messages d’erreur ou de problèmes. Dans le cadre du RGPD UE, nous avons maintenant mis en place un verrou qui ne nous permet d’accĂ©der que si vous nous le libĂ©rez explicitement. Ă€ cet effet, il est dĂ©sormais possible dans les paramètres sous l’Ă©lĂ©ment "DonnĂ©es" d’activer un accès de maintenance. Avec cet accès, un reprĂ©sentant du support peut se connecter une fois Ă votre système. Veuillez noter : cette option n’est disponible que pour l’employĂ© qui a initialement enregistrĂ© le GigPlaner.
Autres changements
- Lors de la saisie des pĂ©riodes de vacances, il est dĂ©sormais possible d’assigner des horaires. De cette manière, les demi-journĂ©es de vacances ou les absences plus courtes, par exemple, peuvent ĂŞtre reprĂ©sentĂ©es. Si l’enregistrement du temps est actif pour l’employĂ©, il doit ĂŞtre dĂ©fini manuellement dans de tels cas quelle proportion des valeurs de vacances ou de temps doit ĂŞtre crĂ©ditĂ©e ou dĂ©duite.
- Les tâches rejetĂ©es peuvent dĂ©sormais ĂŞtre masquĂ©es dans le calendrier de la mĂŞme manière que les tâches demandĂ©es ou rĂ©servĂ©es. De cette façon, vos employĂ©s ont une meilleure vue d’ensemble dans le calendrier et les entrĂ©es obsolètes ne gĂŞnent plus dans les vues individuelles.
Retour sur le Prolight + Sound
Le Prolight + Sound de la semaine dernière a Ă©tĂ© Ă nouveau une expĂ©rience très intĂ©ressante et importante pour nous. Surtout, nous avons Ă©tĂ© très heureux des nombreux retours positifs sur notre travail et bien sĂ»r, c’est une incitation Ă donner le meilleur de nous-mĂŞmes Ă l’avenir pour le GigPlaner. En plus de quelques bugs mineurs que nous corrigerons dans les prochains jours et semaines, vous avez bien sĂ»r proposĂ© de nombreuses idĂ©es d’amĂ©liorations que nous allons maintenant considĂ©rer. Notre objectif est de continuer le dĂ©veloppement du GigPlaner toujours pour faire avancer vos souhaits et idĂ©es et rendre le système un peu plus parfait chaque jour.
Contenu original :
Dear customers,
during the Prolight + Sound last week, some of you have already had the opportunity to take a closer look at the new dashboard. As promised, this new feature will be available tomorrow along with many other enhancements. In order to take the full advantage of the dashboard, we have compiled the most important information in this newsletter.
Another major topic in this newsletter is the new EU General Data Protection Regulation, which enters into force on 25 May. The GigPlaner provides you with a number of new functions that you can use to fulfill the new obligations to your employees and freelancers.
I hope you enjoy reading this newsletter and wish you all the best
Sven Schlotthauer
The dashboard
From now on, the dashboard will be the central point of contact for information of all kinds in the GigPlaner. Whether it's your own jobs, pending approvals or the next birthdays – the Dashboard already has a large number of useful widgets that will make it even easier for you to work with the GigPlaner.
System dashboard
Each employee starts by default with the so-called system dashboard. This dashboard is public and can only be edited by certain employees (regulated by permissions in the user groups). This dashboard can therefore for example also serve as a bulletin board. In addition, it is possible to set up any number of other public dashboards, which are then also available to all employees.
Freely configurable
Each employee has the opportunity to configure as many own dashboards as he likes. Within a dashboard, he can choose from a large number of widgets that can be freely arranged in a multi-column layout. To create a new dashboard, click on "+ New Dashboard…" in the navigation. To add widgets within the dashboard you can just click on the "+ Add Widget" button. You can then drag and drop the widget within the layout or change the title bar color of the widget.
Various widgets
The GigPlaner already offers a large number of useful widgets. And of course we will also develop new widgets with the next updates. Most of the widgets are customizable so that you can make certain settings to change the widgets. To do this, move the mouse pointer over the title bar of a widget and then click on the pencil symbol.
The EU General Data Protection Regulation
On May 25, the new EU General Data Protection Regulation (EU GDPR) will come into force. With this regulation, the EU has created by far the highest and best data protection standards worldwide. However, this means that the processing of personal data in all companies must be checked and, in most cases, adjusted. In case of the GigPlaner, this is mainly about the data of your employees, which you record and process under an employment contract (Art. 6 (1) (b) GDPR).
Responsible party
The German Federal Data Protection Act (and thus also the GDPR) stipulates that the responsible party must be named for each data processing. In case of collecting the data for the performance of the employment contract, the company that uses the GigPlaner for its own personnel planning is the responsible party. This means that you have to inform your employees about the processing of personal data and at the same time we have to provide you all the necessary tools in the GigPlaner with which you can comply, for example, with your information obligations.
Data information / self-Assessment
In the future, each of your employees will have the right to receive information from you about the stored data as well as the planned storage and deletion periods (Art. 15 GDPR). Starting with this version, you can create such information directly from the GigPlaner for your employees. To do this, select the employee (or freelancer) in the base data and click on the "Print" icon in the upper right corner. Then select the item "Data information". The information contains all data stored about the employee in the GigPlaner (also data on external calendars for example, etc.). If your employee makes an application, you are obliged to provide him with this information (together with any information from other systems).
Maintenance access
So far it was possible for support staff to access the respective GigPlaner or the database directly in case of error messages or problems. As part of the EU GDPR, we have now implemented a lock that only allows us access if you explicitly release it to us. For this purpose, it is now possible in the settings under the item "Data" to enable a maintenance access. With this access, a support representative can log in to your system once. Please note: this option is only available to the employee who originally registered the GigPlaner.
Further changes
- When entering holiday periods, it is now possible to assign times. In this way, half-day holidays or shorter absences, for example, can be depicted. If time recording is active for the employee, it must be manually defined in such cases which proportion of vacation or time values should be credited or deducted.
- Rejected jobs can now be hidden in the calendar in the same way as requested or booked jobs. In this way, your employees have a better overview in the calendar and obsolete entries no longer bother in the individual views.
Review of the Prolight + Sound
The Prolight + Sound last week was again a very interesting and important experience for us. Above all, we were very pleased of the many positive feedback on our work and of course, this is an incentive to give our best in the future for the GigPlaner. In addition to a few minor bugs that we will be fixing over the next few days and weeks, you have of course come up with many ideas for enhancements that we will now consider. Our goal is to continue the development of the GigPlaner always to advance your wishes and ideas and to make the system a little more perfect with every day.
