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Chers clients,
la capacité d’enregistrer les heures de travail et de créer des relevés ou de gérer un compte de temps de travail flexible est devenue l’une des principales fonctionnalités de GigPlaner pour beaucoup d’entre vous. Nous avons saisi cette opportunité pour étendre cette section avec la version actuelle une fois de plus avec des fonctionnalités utiles.
En plus de ces améliorations, il y a également de nombreuses optimisations mineures dans cette version, par exemple dans le domaine des données de base, du calendrier et des statistiques. La nouvelle version sera disponible à partir de demain, mais aujourd’hui je voudrais vous présenter les nouveautés de cette nouvelle version.
J’espère que vous apprécierez la lecture de cette newsletter et je vous souhaite le meilleur
Sven Schlotthauer
Relevés & Enregistrement du temps
Avec cette version, nous étendons les fonctions autour des relevés & de l’enregistrement du temps avec quelques fonctionnalités qui facilitent grandement votre travail. À l’avenir, par exemple, il sera possible de définir des valeurs de départ pour le compte de congés et de temps de travail flexible, de ramener les heures de travail aux quarts d’heure pleins, ou de marquer les relevés des freelances comme "équilibrés". De plus, nous avons enfin introduit une distinction entre les temps de travail cibles et réels.
Temps cibles
Lorsque vous planifiez un travail avec le GigPlaner, vous avez plusieurs options pour attribuer les activités nécessaires et les heures de travail à vos employés. Si vous avez défini des heures de travail pour vos employés à l’avance, elles ont toujours été automatiquement transférées aux relevés & à l’enregistrement du temps. À partir de cette version, ce n’est plus le cas, les employés doivent enregistrer leurs heures de travail réelles après la fin du travail. Les heures de travail tamponnées sont bien sûr automatiquement enregistrées comme temps réels. Cela a également l’effet positif que seuls les temps par défaut affecteront les présentations du calendrier à l’avenir – l’effet que les rendez-vous sont affichés différemment dans le calendrier dès que les heures de travail sont enregistrées est désormais révolu.
Valeurs de départ pour les congés et le temps de travail flexible
En particulier lors de l’utilisation initiale du GigPlaner ou lors de l’embauche de nouveaux employés, il a souvent été extrêmement difficile de définir des valeurs significatives pour le compte de congés et de temps de travail flexible. Désormais, des valeurs de départ peuvent être définies dans chaque période de relevés, qui sont ensuite utilisées à la place des valeurs de la période précédente. Cela est particulièrement important si un membre du personnel quitte temporairement l’entreprise et travaille à nouveau pour vous à une date ultérieure.
Arrondir les heures de travail
Jusqu’à présent, toutes les heures de travail dans le GigPlaner sont enregistrées à la minute près. Sur demande, le GigPlaner vous offre désormais la possibilité d’arrondir les heures de travail enregistrées à l’échelle du système aux quarts d’heures. Vous pouvez trouver cette option dans les paramètres sous la rubrique "Relevé". Les valeurs possibles sont un arrondi général vers le haut ou vers le bas ainsi qu’un arrondi comptable (arrondir vers le bas jusqu’à 7 minutes, arrondir vers le haut à partir de 8 minutes). Vous pouvez également choisir d’arrondir toutes les heures de travail ou seulement les heures de travail tamponnées.
Engager les heures de travail
Non pas en dernier lieu pour des raisons légales, les heures de travail ne peuvent généralement pas être modifiées après un certain temps. Jusqu’à présent, cela n’était assuré que par le fait que les heures de travail devaient être approuvées et que le disponent en était informé. À partir de cette version, vous pouvez également bloquer la modification des heures de travail réelles dans les paramètres, de sorte que seuls les utilisateurs disposant des droits correspondants puissent modifier les heures de travail après un nombre défini de jours.
Vue hebdomadaire et annuelle pour les relevés
Ce qui est déjà disponible depuis plusieurs versions dans l’enregistrement du temps trouve maintenant son chemin dans les relevés : en plus de la vue mensuelle existante, toutes les factures des employés et l’aperçu peuvent également être consultés sur une base hebdomadaire et annuelle. Cela vous offre encore plus d’options pour évaluer les heures de travail et les relevés de vos employés.
Déposer les travaux des freelances comme "facturés"
Pour les freelances avec des relevés, vous pouvez désormais marquer les travaux comme "facturés" au lieu de tout le mois. De cette manière, vous avez toujours un aperçu des travaux qui ont déjà été facturés ou payés pour un freelance spécifique. En même temps, ce drapeau garantit que le freelance ne peut plus modifier les heures de travail pour le travail.
Calendrier & Congés
Options de filtrage dans le calendrier
Le calendrier vous offre désormais des options de filtrage étendues. En plus des filtres précédents pour les types de travail, la catégorie de travail (travail principal, sous-travail, travail solo), des filtres pour le client, la probabilité du travail ainsi que l’information "annulé" ou "facturé" sont désormais également à votre disposition. Cela vous aidera à trouver les travaux pertinents ou en attente beaucoup plus rapidement dans le calendrier.
Approbation automatique des congés
À l’échelle du système, il peut déjà être spécifié si les congés doivent être automatiquement approuvés. Sur demande, cette définition est également possible au niveau de l’employé. À partir de cette version, la catégorie de congé de niveau est ajoutée ici, par exemple, vous pouvez définir qu’une catégorie comme "école" est automatiquement approuvée, tandis que la catégorie "vacances" doit être approuvée comme d’habitude par un disponent. De plus, il est également possible pour les employés ayant le droit de changer les congés des autres d’entrer un congé comme "non approuvé" dans le calendrier.
Employés & Freelances
Langues pour les employés
En plus de la langue du système pour les employés individuels (actuellement allemand et anglais), vous et vos employés pouvez également enregistrer des langues supplémentaires dans le GigPlaner qui sont parlées par un employé. Pour chaque langue, la qualité (connaissances de base, langue maternelle, etc.) peut être spécifiée. Les langues peuvent ensuite être sélectionnées dans la demande d’employé (par exemple, pour trouver tous les employés francophones) et elles peuvent être sorties dans les listes d’employés des travaux.
Les freelances sont disponibles depuis la WebApp
Les nouvelles catégories de données de base telles que les freelances, les sous-traitants, les lieux, etc. ont jusqu’à présent été entièrement intégrées, en particulier dans la version de bureau. Pour vous donner également la possibilité de les éditer en déplacement, nous avons maintenant au moins les Freelances comme un menu séparé
Contenu original :
Dear customers,
the ability to record working hours and create statements or run a flexitime account has become one of the main features of GigPlaner for many of you. We took this opportunity to extend this section with the current version once more with some useful features.
In addition to these enhancements, there are also many minor optimizations in this version, for example in the area of the base data, calendar and statistics. The new version is available from tomorrow, but today I would like to introduce you to the innovations of this new version.
I hope you enjoy reading this newsletter and wish you all the best
Sven Schlotthauer
Statements & Time recording
With this version we extend the functions around the statements & time recording with some features, which make your work much easier. In the future, for example, it will be possible to define starting values for the holiday and flexitime account, to round off working hours to full quarters of an hour, or to mark statements of freelancers as "squared". In addition, we have finally introduced a distinction between target and actual working times.
Target times
When you plan a job with the GigPlaner, you have several options for assigning the necessary activities and working hours to your employees. If you have defined working hours for your employees in advance, they have always been automatically transferred to statements & time recording. From this version, this is no longer the case, the employees have to record their actual working hours after the job is over. Stamped working hours are of course automatically recorded as actual times. This also has the positive side effect that in the future only the default times affect the calendar presentations – the effect that the appointments are displayed differently in the calendar as soon as working hours are recorded is now a thing of the past.
Starting values for holidays and flextime
Especially when starting to use the GigPlaner or when starting new employees, it has often been extremely difficult to define meaningful values for the holiday and flexitime account. From now on, start values can be defined in each statements period, which are then used instead of the values from the previous period. This is especially important if a member of staff leaves the company temporarily and works for you again at a later date.
Round up working hours
So far, all working hours in the GigPlaner are recorded to the minute. On request, the GigPlaner now offers you the option of rounding the recorded working hours system-wide to quarter-hours. You can find this option in the settings under the heading "Statement". Possible values are a general rounding up or down as well as an accounting round (round down up to 7 minutes, round up from 8 minutes on). You can also choose to round up all working hours or just the stamped working hours.
Commit working hours
Not least for legal reasons, working hours usually may not be changed after a certain period of time. So far, this was only ensured by the fact that working hours had to be approved and thus the disponent was informed. As of this version, you can also block the editing of the actual working hours in the settings, so that only users with the corresponding rights can change the working times after a defined number of days.
Weekly and yearly view for statements
What has already been available for several versions in time recording now finds its way into statements: in addition to the existing monthly view, all employee bills and the overview can also be viewed on a weekly and yearly basis. This gives you even better options to evaluate the working hours and statements of your employees.
Deposit jobs from freelancers as "billed"
For freelancers with statements you can now mark the jobs as "billed" instead of the entire month. In this way, you always have an overview of which jobs have already been billed or paid for a specific freelancer. At the same time, this flag ensures that the freelancer can no longer change the working hours for the job.
Calendar & Holidays
Filter options in the calendar
The calendar now offers you extended filtering options. In addition to the previous filters for job types, the job cathegory (main job, sub job, solo job), filters for the customer, the job probability as well as the information "canceled" or "billed" are now also available to you. This will help you find relevant or pending jobs much faster on the calendar.
Automatic holiday approval
System-wide it can already be specified whether holidays should be automatically approved. On request, this definition is also possible at the employee level. From this version, the level holiday category is added here, for example you can define that a category like "school" is automatically approved, while the category "vacation" has to be approved as usual by a disponent. In addition, it is also possible for employees with the right to change the holidays of others to enter a holiday as "not approved" in the calendar.
Employees & Freelancers
Languages for employees
In addition to the system language for the individual employees (currently German and English), you and your employees can also record additional languages in the GigPlaner that are spoken by an employee. For each language, the quality (basic knowledge, mother tongue, etc.) can be specified. The languages can then be selected in the employee request (for example, to find all French-speaking employees) and they can be output in the employee lists of the jobs.
Freelancers are available from the WebApp
The new base data categories such as freelancers, subcontractors, locations, etc. have so far been fully integrated especially in the desktop version. To also give you the opportunity of editing them on the go we have now at least the Freelancers as a seperate menu in the WebApp. The remaining categories will follow successively with the next versions, so that you can create, access and edit all base data via the WebApp.
Right for document review
With this version, too, a new right is being introduced into the user groups: you can now define for a user group whether the employees have access to the documents in a job. You can set the access to "always", "never" or "only after booking" of the employee in the job.
Other topics
- In the statistics, views in addition to "annual" and "monthly" can also be restricted to individual quarters. This offers you additional evaluation and comparison options.
- The travelling expenses overview is now available for every employee. To get this view, you can select the employees in the drop-down menu above, then you will get the overview limited to the respective employee.
