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Contenu traduit automatiquement :
Chers clients,
Pour nous, l’année 2018 a commencé directement avec le premier grand salon : les 10 et 11 janvier, nous avons présenté le GigPlaner à un large public lors du Best of Events à Dortmund. Bien sûr, parallèlement aux préparatifs du salon, nous avons également travaillé sur la prochaine version de GigPlaner, que je souhaite vous présenter dans cette newsletter.
Au tournant de l’année, nous avons pu introduire les nouveaux groupes d’utilisateurs à la majorité de nos clients. Cette semaine, nous allons écrire à nouveau à tous les clients qui ne se sont pas encore inscrits pour une date de changement et leur rappeler la mise à jour. Pour tous les clients qui ont déjà activé la dernière mise à jour, la nouvelle version est disponible dès demain comme d’habitude.
J’espère que vous apprécierez la lecture de cette newsletter et je vous souhaite le meilleur
Sven Schlotthauer
Revue : Best of Events 2018
En plus de Prolight + Sound, où nous étions déjà représentés avec le GigPlaner l’année dernière, cette année, nous avons également décidé d’avoir un stand au Best of Events à Dortmund. Les 10 et 11 janvier, nous avons pu présenter le GigPlaner au Westfalenhallen à un large public de l’ensemble de l’industrie événementielle. En même temps, nous avons eu l’occasion d’échanger des idées avec de nombreux clients et de recueillir de nombreuses suggestions d’améliorations et de nouvelles fonctions. Nous voulons maintenant les mettre en œuvre dans les semaines et mois à venir.
Optimisation pour les groupes d’utilisateurs
Avec la dernière mise à jour, nous avons pu mettre en œuvre une optimisation fondamentale, qui nous offrira la possibilité d’étendre le GigPlaner de nombreuses manières à l’avenir. Entre-temps, la mise à jour a été effectuée pour presque tous les clients, de sorte que les groupes d’utilisateurs sont déjà largement utilisés. Nous avons également reçu de nombreux retours positifs et demandes de droits supplémentaires, dont nous avons déjà mis en œuvre les premiers dans cette version.
Attribution des groupes d’utilisateurs
Pour prévenir l’utilisation abusive des groupes d’utilisateurs et empêcher les employés de s’attribuer des groupes d’utilisateurs avec plus de droits que souhaité, nous avons restreint l’attribution des groupes d’utilisateurs. Chaque employé ne pouvait transmettre que les groupes d’utilisateurs qu’il avait lui-même. Ce qui était encore une bonne solution pour les droits individuels s’est avéré très lourd pour les groupes d’utilisateurs après un court laps de temps en pratique. Pour cette raison, nous avons maintenant étendu la logique pour permettre aux employés d’attribuer tous les groupes d’utilisateurs qui ont des privilèges de lecture et d’écriture équivalents ou inférieurs. Cela garantit également que les employés ne peuvent pas s’attribuer indépendamment des droits étendus.
Nouveaux droits pour les informations de relevé
Avec la nouvelle version, nous introduisons également deux nouveaux droits pour les données de relevé et de facture. Il est désormais possible de restreindre l’accès aux insertions de factures et aux informations de relevé dans les emplois. Dans les groupes d’utilisateurs, il y a désormais le nouveau droit "insertions de factures". Les informations de relevé, quant à elles, ne seront affichées que si l’employé a accès aux relevés d’autres employés.
Nouveau droit pour la création d’événements communs
Également nouveau, le droit de modifier tous les emplois créés par les employés du même groupe. Jusqu’à présent, il n’était possible d’autoriser les employés qu’à créer leurs propres événements. Maintenant, cela est également possible au sein d’un groupe d’utilisateurs entier. De cette manière, par exemple, des remplacements de vacances peuvent être définis, et ce droit est également adapté si plusieurs employés sont conjointement responsables d’un département spécifique mais ne devraient pas avoir accès aux événements d’autres départements.
Autres changements
Extension de l’abonnement iCal
À partir de cette version, les abonnements iCal vous permettent également de restreindre les événements souhaités au niveau du type de travail. De cette façon, vous pouvez créer des abonnements iCal qui ne contiennent que des emplois de types de travail spéciaux. Bien sûr, il est toujours possible d’obtenir les abonnements pour tous les types, mais en même temps, vous obtenez de nouvelles combinaisons possibles ici.
Signature e-mail personnalisée
Les e-mails envoyés avec le GigPlaner pouvaient jusqu’à présent être légèrement personnalisés. À partir de cette version, un champ de texte est désormais disponible dans les paramètres sous E-Mail> Signature, dans lequel vous pouvez enregistrer votre propre signature e-mail. Cette signature est ensuite automatiquement jointe à tous les e-mails envoyés par GigPlaner. De cette manière, vous pouvez personnaliser davantage vos e-mails et, par exemple, insérer vos coordonnées dans les e-mails. Avec l’aide de champs de substitution, il est également possible d’insérer des informations telles que le nom, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de l’utilisateur actuel dans les e-mails.
Autres sujets
- Les employés peuvent désormais être réservés depuis la WebApp. Jusqu’à présent, il était seulement possible de demander les employés, mais un changement de statut de réservation n’était pas possible. À l’avenir, cette fonction sera accessible aux disponents directement depuis la liste des employés de la WebApp.
- Dans les insertions de factures, il est désormais possible de résumer les heures de travail d’un employé par jour. De cette manière, une seule entrée par jour est créée avec l’heure de début et de fin, les pauses sont déduites, mais non dépensées séparément.
- Dans le dialogue pour les détails de la demande (l’icône d’engrenage dans la ligne d’un employé dans le travail), la date et l’heure d’envoi du mail de demande ou de réservation sont également enregistrées à partir de cette version. De cette manière, vous pouvez non seulement voir si, mais aussi quand vous avez envoyé les e-mails pertinents.
Contenu original :
Dear costumers,
for us, the year 2018 started directly with the first big trade fair: on the 10th and 11th of January, we presented the GigPlaner to a large audience during the Best of Events in Dortmund. Of course, parallel to the preparations for the fair, we also worked on the next GigPlaner version, which I would like to introduce to you in this newsletter.
At the turn of the year, we were able to introduce the new user groups to a majority of our customers. This week we will write again to all customers who have not yet registered for a changeover date and remember them for the update. For all customers, that already have the last update activated, the new version is available from tomorrow as usual.
I hope you enjoy reading this newsletter and wish you all the best
Sven Schlotthauer
Review: Best of Events 2018
In addition to Prolight + Sound, where we were already represented with the GigPlaner last year, this year we also decided on a booth at the Best of Events in Dortmund. On the 10th and 11th of January, we were able to present the GigPlaner at the Westfalenhallen to a broad audience from the entire event industry. At the same time, we had the opportunity to exchange ideas with many customers and to gain many suggestions for improvements and new functions. Now we want to implement them in the coming weeks and months.
Optimization for user groups
With the last update, we were able to implement a fundamental optimization, which will offer us the opportunity to expand the GigPlaner in many ways in the future. In the meantime, the update has been carried out for almost all customers, so that the user groups are already widely used. We have also received many positive feedback and requests for additional rights, of which we have already implemented the first ones in this version.
Assignment of user groups
To prevent misuse of user groups and to prevent employees from assigning themselves user groups with more rights than desired, we have restricted the assignment of user groups. Each employee could only pass on the user groups that he had himself. What was still a good solution for the individual rights, however, has proved to be very cumbersome for the user groups after a short time in practice. For this reason, we have now extended the logic to allow employees to assign all those user groups that have less or maximum equivalent read and write privileges. This also ensures that employees can not independently assign extended rights.
New rights for statement information
With the new version we also introduce two new rights for statement and invoice data. This way it is now possible to restrict access to invoice inserts and statement information in the jobs. In the user groups there is now the new right "invoice inserts". The statement information, on the other hand, will only be displayed if the employee has access to the statements of other employees.
New right for joint event creation
Also new is the right to edit all jobs created by employees of the same group. So far, it was only possible to authorize employees to create their own events. Now this is also possible within an entire user group. In this way, for example, vacation replacements can be defined, and this right is also suitable if several employees are jointly responsible for a specific department but should not be granted access to events from other departments.
Further changes
Extension of the iCal subscription
Starting with this version, iCal subscriptions also allow you to restrict the desired events at job type level. That way, you can create iCal subscriptions that contain only jobs from special job types. Of course it is still possible to get the subscriptions across all types, but at the same time you get new possible combinations here.
Own e-mail signature
The e-mails sent with the GigPlaner could so far only been slightly personalized. As of this version, a text field is now available in the settings under E-Mail> Signature, in which you can save your own e-mail signature. This signature is then automatically attached to all e-mails sent by GigPlaner. In this way, you can further personalize your emails and, for example, insert your contact data in the emails. With the help of placeholders it is also possible to insert information such as the name, telephone number and e-mail address of the current user in the e-mails.
Other topics
- Employees can now be booked from the WebApp. So far, it was only possible to request the employees, but a change in the booking status was not possible. In the future, this function will be accessible to disponents directly from the employee list of the WebApp.
- In the invoice inserts it is now possible to summarize the working hours of an employee per day. In this way, only one entry per day is created with the start and end time, the breaks are deducted, but not spent separately.
- In the dialog for the request details (the gear icon in the row of an employee in the job), the date and time for sending the inquiry or booking mail are also logged from this version. In this way, you can not only see if, but also when you have sent the relevant e-mails.
