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Chers clients,
l’année touche à sa fin et nous avons donc la dernière grande mise à jour de l’année pour le GigPlaner prête. Au cours de l’année, nous avons apporté de nombreux changements au GigPlaner. Nous avons ajouté de nouvelles fonctionnalités intéressantes et beaucoup d’autres ont été étendues. Afin d’avoir une base solide pour l’avenir, nous nous sommes principalement concentrés sur la gestion des utilisateurs et des droits dans cette nouvelle version. Pour ce faire, nous avons complètement repensé la gestion des utilisateurs et des droits.
En plus de ce changement fondamental, il y a un grand nombre d’autres sujets pour cette version. Nous avons maintenant une séparation des employés et des freelances, ainsi que l’extension de la vue de planification, que nous avons introduite avec la dernière version. Contrairement aux versions précédentes, cette mise à jour ne sera pas activée automatiquement pour chaque client demain. La raison en est que nous ne pouvons pas créer automatiquement les nouveaux groupes d’utilisateurs dans tous les cas et que vous devez donc vérifier manuellement les groupes d’utilisateurs après la mise à jour et les adapter si nécessaire.
Dans le courant de la semaine prochaine, nous vous contacterons par e-mail pour vous demander quand la mise à jour vous convient le mieux et vous donnerons à cette occasion les dernières informations sur un ajustement rapide de vos groupes d’utilisateurs. Bien sûr, si vous souhaitez recevoir la mise à jour le week-end ou la nuit du dimanche au lundi, vous pouvez nous contacter (par exemple, en répondant simplement à cette newsletter).
J’espère que vous apprécierez la lecture de cette newsletter et je vous souhaite le meilleur
Sven Schlotthauer
Nouvelle gestion des droits
La gestion des droits dans le GigPlaner était relativement simple jusqu’à présent. Pour chaque employé, vous pouviez définir individuellement s’il ou elle était autorisé(e) à se connecter au GigPlaner et à quelles fonctions il ou elle avait accès. Cependant, cela devient de plus en plus difficile à gérer avec un nombre croissant de fonctionnalités, c’est pourquoi nous introduisons maintenant les nouveaux groupes d’utilisateurs.
Groupes d’utilisateurs
Initialement, quatre groupes d’utilisateurs sont créés automatiquement : administrateur, disponent, employé et invité. Ceux-ci reflètent en grande partie les niveaux précédents des droits des employés. De plus, vous pouvez créer manuellement n’importe quel nombre de groupes d’utilisateurs. Pour chaque groupe d’utilisateurs, vous pouvez spécifier de nombreux droits. Pour chaque droit ou fonction, les utilisateurs du groupe d’utilisateurs peuvent avoir des droits de lecture, d’écriture ou aucun droit. Vous trouverez les nouveaux groupes d’utilisateurs dans les paramètres sous "Employés".
Attribuer des employés aux groupes d’utilisateurs
Tous les employés sont automatiquement répartis dans les groupes d’utilisateurs correspondant à l’attribution actuelle des droits lors de la mise à jour. À l’avenir, vous pourrez choisir lors de la création de nouveaux employés s’ils doivent avoir accès au GigPlaner et, le cas échéant, à quels groupes d’utilisateurs ils appartiennent. Vous pouvez affecter chaque employé à n’importe quel nombre de groupes d’utilisateurs. S’ils ont des droits différents pour des fonctions individuelles, le privilège le plus élevé définira le privilège pour l’utilisateur (dès que l’employé a "écriture" dans au moins un groupe, il peut utiliser la fonction avec des droits d’écriture). Vous pouvez donc autoriser des employés individuels à effectuer des fonctions supplémentaires en les affectant à des groupes d’utilisateurs supplémentaires.
Prise en charge automatisée
Malheureusement, il ne nous est pas possible de transférer complètement tous les droits précédemment enregistrés dans le nouveau système. La raison en est l’énorme quantité de combinaisons possibles des droits précédents. Les employés sont déjà pré-assignés aux groupes, mais après la mise à jour, vous devez corriger certains groupes manuellement. Dans le cas d’un disponent, l’utilisateur peut avoir plus de droits qu’avant la mise à jour. De plus, les droits des utilisateurs invités ne peuvent pas être appliqués aux types d’événements individuels, et un groupe d’utilisateurs doit être créé si certains d’entre eux doivent voir des types d’événements spéciaux. Si vous avez des questions sur ces sujets et la correction manuelle, nous sommes bien sûr toujours heureux de vous aider.
Freelance
Les sujets des freelances et des aspects juridiques associés reçoivent une attention croissante dans l’industrie. Pour répondre aux exigences légales et pouvoir distinguer clairement les freelances des employés internes, le GigPlaner dispose désormais d’une nouvelle catégorie de données de base pour les freelances.
Ajouter un freelance
Les freelances sont créés de manière analogue à la création de nouveaux employés. Étant donné que vous avez probablement déjà beaucoup de vos freelances en tant qu’employés dans le GigPlaner, vous avez également la possibilité de convertir des employés existants en freelances (et vice versa). Veuillez faire défiler vers le bas dans le profil de l’employé et cliquer sur le bouton "Convertir" en bas à gauche. Les freelances peuvent se voir attribuer les mêmes droits et groupes d’utilisateurs que les employés.
Demander des freelances
Pour demander des freelances dans un travail, vous pouvez utiliser les fonctions et dialogues de demande déjà connus. Pour les freelances, comme dans le cas des sous-traitants et des véhicules, il y a un nouvel onglet dans le dialogue de demande. Là, vous pouvez sélectionner les freelances et les demander comme d’habitude. Dans ce contexte, nous avons également relancé la demande d’employés via la WebApp. Là, il est désormais possible de sélectionner et de demander les catégories individuelles (employés, freelances, sous-traitants et véhicules) sous forme d’onglets.
Autres changements
Extension de la vue de planification
La vue de planification introduite avec la dernière mise à jour a déjà été très populaire après un court laps de temps. En même temps, des questions sur les extensions sont rapidement apparues. Avec la nouvelle version, il est désormais possible dans la vue de planification d’afficher les employés dans une vue groupée. De plus, les freelances et les véhicules peuvent désormais être affichés et planifiés avec la vue de planification.
Congés payés pour les relevés
Jusqu’à présent, les vacances n’avaient d’effet que sur l’enregistrement du temps. Désormais, il est également possible pour les employés avec relevés d’accorder des congés payés. À cette fin, cette fonction doit être activée dans la période des relevés. Ensuite, le nombre d’heures spécifié avec le salaire horaire standard est crédité dans le relevé pour chaque jour férié enregistré et approuvé. En même temps, les jours fériés sont déduits comme d’habitude du compte de vacances.
Autres sujets
- L’affichage des catégories favorites a été ajusté. Étant donné que les freelances ont désormais ajouté une autre catégorie dans le dialogue de demande, les catégories seront coupées à l’avenir si l’espace disponible dans le dialogue est insuffisant. À la fin de la liste, un bouton avec trois points apparaît, à partir duquel les autres catégories peuvent être accessibles.
- Si vous envoyez des e-mails à partir d’un travail (et à partir des données de base des employés), vous pouvez à l’avenir vous envoyer une copie de l’e-mail.
- La ré
Contenu original :
Dear customers,
the year is drawing to a close and so we have the last big update for this year for the GigPlaner ready. In the course of the year we changed a lot in the GigPlaner. We added some great new features and many more of them were expanded. In order to have a solid base for the future, we have mainly dealt with the user and rights management in this new version. To do this, we have completely redesigned the user and rights management.
In addition to this fundamental change, there is a large number of other topics for this version. We have now a separation of employees and freelancers, as well as the extension of the planning view, which we introduced with the last version. In contrast to the previous versions, this update will not be automatically activated for every customer tomorrow. The reason for this is that we can not automatically create the new user groups in all cases and therefore you have to manually check the user groups after the update and adapt them if necessary.
While the next week we will contact you by e-mail to inquire, when the update fits best for you and in this course give you the latest information on a quick adjustment of your user groups. Of course, if you would like to receive the update at the weekend or at night from sunday to monday, you can contact us (for example, simply by replying to this newsletter).
I hope you enjoy reading this newsletter and wish you all the best
Sven Schlotthauer
New rights management
The rights management in the GigPlaner was relatively easy so far. For each employee you could individually define if he or she is allowed to log in to the GigPlaner and to which functions he or she has access. However, this is becoming increasingly difficult to manage with an increasing number of features, which is why we now introduce the new user groups.
User groups
Initially, four user groups are created automatically: administrator, disponent, employee and guest. These largely reflect the previous levels of employee rights. In addition, you can manually create any number of user groups. For each user group you can specify a lot of rights. For each right or function, users of the user group can either have read, write or no rights. You will find the new user groups in the settings under "Employees".
Assign employees to user groups
All employees are automatically divided into the user groups corresponding to the current rights assignment during the update. In the future, you can choose when creating new employees whether they should have access to the GigPlaner and, if so, to which user groups they belong. You can assign each employee into any number of user groups. If they have different rights for individual functions, the highest privilege will set the privilege for the user (as soon as the employee has "write" in at least one group, he can use the function with writing rights). You can therefore authorize individual employees to perform additional functions by assigning them to additional user groups.
Automated takeover
Unfortunately it is not possible for us to completely transfer all previously stored rights to the new system. The reason for this is the enormous amount of possible combinations of the previous rights. The employees are already pre-assigned to the groups, but after the update you have to correct some groups manually. In case of a disponent, the user may have more rights than before the update. Also, the rights for guest users can not be applied to the individual event types, and a user group must be created if some of them should see special event types. If you have questions about these topics and the manual correction, we are of course always happy to help.
Freelancer
The topics of freelancers and the associated legal aspects are receiving ever-increasing attention in the industry. To meet the legal requirements and to be able to delineate the freelancers cleanly from internal employees, the GigPlaner now has a new base data category for freelancers.
Add Freelancer
Freelancers are created analogously to the creation of new employees. Since you probably already have many of your freelancers as employees in the GigPlaner, you also have the option of converting existing employees into freelancers (and vice versa). Please scroll down in the employee profile and click on the "Convert" button at the bottom left. Freelancers can be assigned the same rights and user groups as employees.
Request Freelancers
To request freelancers in a job you can use the already known request functions and dialogs. For freelancers, as in the case of subcontractors and vehicles, there is a new tab in the request dialog. There you can select the freelancers and request them as usual. In this context, we have also re-launched the request from employees via the WebApp. There it is now possible to select and request the individual categories (employees, freelancers, subcontractors and vehicles) as tabs.
Further changes
Extension of the planning view
The planning view introduced with the last update was already very popular after a short time. At the same time, questions about extensions came up quickly. With the new version it is now possible in the planning view to display the employees in a grouped view. In addition, freelancers and vehicles can now be displayed and planned with the planning view.
Paid leave for statements
So far, the holidays only had an effect on the time recording. From now on it is also possible for employees with statements to grant paid leave. For this purpose, this function must be activated in the statements period. Then the specified number of hours with the standard hourly wage is credited in the statement for each registered and approved holiday. At the same time the holidays are deducted as usual from the holiday account.
Other topics
- The display of the favorite categories has been adjusted. Since the freelancers have now added another category in the request dialog, the categories will be cut off in the future if the available space in the dialogue is insufficient. At the end of the list, a button with three points appears, from which the further categories can be accessed.
- If you send e-mails from a job (and from the employee base data), you can in future send a copy of the e-mail to yourself.
- Resetting passwords for employees is now also possible from the WebApp (directly from the employee profile in the WebApp).
- In the "My Jobs" view you can now select a period for which the jobs are to be displayed. In this way you can, for example, display all jobs of a month.
- There is a new holiday account "Block". This account is neutral in terms of working hours and vacation time, it is used to "block" one day on an employee (for example, for preparations, etc.). The employee must still provide his usual hours on this day.
- When selecting job types in the calendar and in "My Jobs", the types can be combined in the future. In this way, you can select exactly the jobs that you need in the calendar.
Best of Events 2018
In January we will start with the first fair for the year 2018. At the Best of Events in Dortmund (Germany) we will present the GigPlaner at our booth D30 in hall 7 on January 10th and 11th. The preparations for this are already in full swing, we are already looking forward to your visit.
