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Contenu traduit automatiquement :
Chers clients,
Malgré la période de vacances actuelle, nous avons de nouveau mis en œuvre ce mois-ci quelques extensions utiles dans GigPlaner, qui rendront votre planification du personnel encore plus simple et surtout plus claire à l’avenir. Le point probablement le plus important que je souhaite vous présenter dans cette newsletter est la connexion des prestataires de services et des sous-traitants. Ce qui n’était auparavant possible que par quelques « astuces » est désormais entièrement pris en charge par le système. Et bien sûr, vos prestataires de services ne doivent pas non plus renoncer aux e-mails informatifs.
En plus de la nouvelle fonction de prestataire de services, nous avons comme d’habitude apporté des optimisations et corrections à de nombreux endroits. La nouvelle version de GigPlaner sera à votre disposition dès demain.
Bonne lecture de cette newsletter et je vous souhaite encore beaucoup de succès,
Sven Schlotthauer
Prestataires de services / Sous-traitants
La saisie des prestataires de services ou des sous-traitants se fait de manière analogue à la saisie des employés. Dans les données de base, il y a pour cela un nouveau menu « Prestataires de services ». Vous pouvez également choisir parmi les variantes d’accès connues des employés pour les prestataires de services, afin que vos prestataires puissent, si nécessaire, se connecter directement à GigPlaner et échanger des informations avec vous. Une fois que vous avez créé vos prestataires, vous pouvez les ajouter dans un emploi en passant à l’onglet « Prestataires » dans le dialogue de demande. Bien sûr, vos prestataires reçoivent des e-mails récapitulatifs pour chaque emploi lors des demandes et d’autres actions, afin que vous ne soyez pas submergés par les e-mails.
Facturation pour les prestataires de services
Vous pouvez également configurer pour vos prestataires de services les périodes de facturation connues des employés. De cette manière, vous pouvez faire enregistrer directement les heures de travail par votre prestataire dans le système et générer un relevé mensuel clair pour chaque prestataire basé sur les salaires horaires, forfaits ou tarifs journaliers. Ainsi, vous pouvez rapidement et facilement vérifier l’exactitude des factures de vos prestataires.
Archive des frais de déplacement
Jusqu’à présent, les frais de déplacement ne pouvaient être consultés que sur la base des employés, mais il n’y avait pas de moyen d’avoir un aperçu de tous les frais de déplacement. Avec la nouvelle version, GigPlaner dispose d’une archive spéciale des frais de déplacement, dans laquelle vous pouvez consulter tous les relevés de frais de déplacement regroupés de manière claire sur une base mensuelle. Ces aperçus peuvent bien sûr être exportés et imprimés en PDF comme d’habitude.
Mail de bienvenue
Lorsque vous ajoutez un nouvel employé ou prestataire qui peut se connecter à GigPlaner, vous pouvez l’informer automatiquement par mail de son compte et des informations d’accès nécessaires directement lors de la création. Si vous choisissez de ne pas envoyer cette information directement lors de la création de l’employé, il n’était pas possible jusqu’à présent d’envoyer cet e-mail plus tard. À partir de cette version, GigPlaner vous offre cependant la possibilité d’envoyer l’e-mail avec les informations d’accès ultérieurement à un employé, s’il n’a pas encore reçu d’e-mail correspondant.
Autres optimisations
- E-mails pour les commentaires : sur demande, les e-mails pour les commentaires peuvent désormais être réglés sur « manuel » dans l’administration. Ainsi, chaque utilisateur décide lors de la publication d’un commentaire si les autres utilisateurs doivent être automatiquement informés par mail de son commentaire.
- Dans la nouvelle vue de disponibilité de l’application Web, la liste des employés peut désormais être groupée par catégories.
- Pour les abonnements iCal, les rendez-vous peuvent être complètement anonymisés sur demande. De cette manière, vous pouvez également configurer par exemple un abonnement iCal pour des personnes qui ne doivent voir que si vous êtes déjà réservé un certain jour, sans savoir pourquoi vous êtes réservé.
- Dans la base de données des employés, il est possible de générer une fiche de données pour chaque employé avec toutes les données de base en PDF. Celle-ci contient toutes les informations importantes, y compris les données supplémentaires ainsi que les contacts d’urgence éventuellement enregistrés.
Contenu original :
Sehr geehrte Kunden,
trotz der aktuellen Urlaubszeit haben wir auch in diesem Monat wieder einige nützliche Erweiterungen im GigPlaner umgesetzt, die Ihre Personalplanung künftig noch einfacher und vor allem übersichtlicher machen. Der Wohl größte Punkt, den ich Ihnen in diesem Newsletter vorstellen möchte, ist die Anbindung von Dienstleistern und Subunternehmern. Was bisher nur durch einige "Trickserei" möglich war, wird nun systemseitig vollständig unterstützt. Und natürlich müssen Ihre Dienstleister hierbei auch nicht auf die informativen E-Mails verzichten.
Neben der neuen Dienstleister-Funktion haben wir wie üblich an vielen Stellen Optimierungen und Korrekturen vorgenommen. Die neue Version des GigPlaners wird Ihnen auch dieses Mal ab morgen zur Verfügung stehen.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Dienstleister / Subunternehmer
Die Erfassung von Dienstleister oder Subunternehmern erfolgt analog der Erfassung von Mitarbeitern. In den Stammdaten gibt es hierfür einen neuen Menupunkt "Dienstleister". Auch für Dienstleister können Sie zwischen den von den Mitarbeitern bekannten Zugriffsvarianten wählen, sodass auch Ihre Dienstleister sich bei Bedarf direkt im GigPlaner anmelden und Informationen mit Ihnen austauschen können. Nachdem Sie Ihre Dienstleister angelegt haben können Sie diese innerhalb eines Jobs hinzufügen, indem Sie im Anfrage-Dialog in den Tab "Dienstleister" wechseln. Natürlich erhalten Ihre Dienstleister bei Anfragen und weitere Aktionen jeweils zusammenfassende E-Mails für jeden Job, sodass Sie nicht von E-Mails überflutet werden.
Abrechnungen für Dienstleister
Auch für Ihre Dienstleister können die von den Mitarbeitern bekannten Abrechnungszeiträume konfiguriert werden. Auf diese Weise können Sie die Arbeitszeiten direkt von Ihrem Dienstleister im System erfassen lassen und daraus eine übersichtliche Monatsabrechnung für jeden Dienstleister basierend auf den Stundenlöhnen, Pauschalen oder Tagessätzen erzeugen. Auf diese Weise können Sie die Eingangsrechnungen Ihrer Dienstleister schnell und einfach auf Richtigkeit kontrollieren.
Reisekostenarchiv
Die Reisekosten konnten bislang nur auf Mitarbeiterbasis eingesehen werden, es gab jedoch keine Möglichkeit, sich einen Überblick über alle Reisekosten zu verschaffen. Mit der neuen Version verfügt der GigPlaner über ein spezielles Reisekostenarchiv, in welchem Sie alle Reisekostenabrechnungen übersichtlich gruppiert auf Monatsbasis einsehen können. Diese Übersichten lassen sich natürlich wie gewohnt auch als PDF ausgeben und drucken.
Willkommensmail
Legen Sie einen neuen Mitarbeiter oder Dienstleister an, der sich im GigPlaner anmelden kann, so können Sie diesen direkt bei der Anlage automatisch per Mail über seinen Account und die dafür notwendigen Zugangsdaten informieren. Entscheiden Sie sich dagegen, diese Info direkt bei der Anlage des Mitarbeiters zu senden, so war es bisher nicht möglich, diese E-Mail später zu versenden. Ab dieser Version bietet Ihnen der GigPlaner nun jedoch die Möglichkeit, die E-Mail mit den Zugangsdaten auch nachträglich an einen Mitarbeiter zu senden, wenn dieser noch keine entsprechende E-Mail erhalten hat.
Weitere Optimierungen
- E-Mails für Kommentare: auf Wunsch lassen sich nun auch die E-Mails für Kommentare in der Verwaltung auf "manuell" umstellen. Auf diese Weise entscheidet jeder Benutzer beim posten eines Kommentars, ob andere Benutzer automatisch per Mail über dessen Kommentar informiert werden sollen.
- In der neuen Verfügbarkeitsansicht in der WebApp lässt sich die Liste der Mitarbeiter nun auch nach Kategorien gruppieren.
- Für iCal-Abonnements können die Termine auf Wunsch komplett anonymisiert werden. Auf diese Weise können Sie auch beispielsweise ein iCal-Abonnement für Personen einrichten, die nur sehen sollen, ob Sie an einem bestimmten Tag bereits verbucht sind, nicht jedoch, weshalb Sie verbucht sind.
- In der Mitarbeiter-Datenbank ist es möglich, für jeden Mitarbeiter ein Datenblatt mit allen Stammdaten als PDF auszugeben. Dieses enthält alle wichtigen Informationen inklusive der Zusatzdaten sowie eventuell hinterlegter Notfall-Kontakte.
