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Chers clients,
La Prolight + Sound de cette année est terminée et nous pouvons revenir sur quatre jours riches en événements avec de nombreuses conversations intéressantes. À cette occasion, nous tenons à vous remercier pour toutes les excellentes suggestions, dont certaines ont déjà été mises en œuvre dans le GigPlaner.
Comme d’habitude, ce mois-ci, il y a de nouveau une mise à jour complète avec de nombreuses nouvelles fonctionnalités. Tout d’abord, cette version vous offre bien sûr la base de données des lieux et des clients présentée lors du salon, ainsi que la recherche de proximité pour les employés.
La mise à jour vers la version la plus récente aura lieu cette nuit, afin que vous puissiez profiter dès demain des fonctionnalités décrites ci-dessous.
Bonne lecture de ce bulletin d’information et beaucoup de succès continu avec le GigPlaner vous souhaite
Sven Schlotthauer
Base de données des lieux et des clients
Pour vous permettre de garder une meilleure vue d’ensemble de vos événements et de ne pas avoir à recueillir à chaque fois les informations nécessaires sur les clients et les lieux, le GigPlaner offre désormais la possibilité de créer des clients et des lieux. Toutes les adresses précédemment enregistrées ont été automatiquement converties en lieux que vous pouvez modifier via le nouveau menu « Données de base ». Vous pouvez enregistrer des contacts, des notes et des documents pour les clients ainsi que pour les lieux. Dans les prochaines versions, nous développerons progressivement l’intégration pour vous permettre d’accéder encore plus efficacement aux informations enregistrées ou de rechercher des événements correspondants.
En savoir plus sur la base de données des clients et des lieux
Recherche de proximité
Basée sur les codes postaux de vos employés ainsi que sur les lieux enregistrés, il est désormais possible, lors de la demande de personnel, de filtrer les personnes ayant le trajet le plus court vers le lieu de l’événement. Vous verrez également directement combien d’employés sont disponibles dans le périmètre concerné. Veuillez noter cependant que la boîte de sélection prévue à cet effet n’apparaît que si un lieu avec un code postal enregistré a été sélectionné ou créé pour l’événement.
Niveaux de compétence pour les employés
Il est désormais possible pour chaque employé de non seulement l’assigner à des catégories individuelles, mais aussi de l’évaluer dans ces catégories. Un système simple de jusqu’à trois étoiles est utilisé, que vous retrouverez bien sûr également dans le dialogue de demande. De cette manière, vous pouvez rapidement et facilement trouver les employés qui correspondent le mieux à vos exigences actuelles. Et bien sûr, ces informations ne sont pas visibles par vos employés eux-mêmes.
Contacts d’urgence
C’est un cas que nous espérons le moins fréquent possible, voire jamais : une situation où les proches d’un employé doivent être informés ou consultés rapidement. Pour ces cas précis, il est désormais possible, à partir de cette version du GigPlaner, d’enregistrer un nombre illimité de contacts d’urgence pour chaque employé. Ces contacts peuvent être saisis par les employés eux-mêmes sous « Mon compte » > « Profil » et consultés par toutes les personnes ayant le droit de modifier les employés. De cette manière, vous avez toujours toutes les données nécessaires à portée de main même dans des situations critiques.
Extension des horloges de pointage
Depuis la dernière version, il est déjà possible pour les planificateurs d’enregistrer le temps de travail de tous les employés sur un emploi via une horloge de pointage. Ces horloges ont été optimisées de manière à ce que plusieurs employés puissent désormais être pointés en une seule étape. De cette manière, les heures de travail peuvent être enregistrées encore plus rapidement et facilement à l’avenir.
Autres optimisations
Outre les points déjà mentionnés, nous avons bien sûr apporté de nombreuses autres petites optimisations. Parmi celles-ci, on peut citer :
- Enregistrement rapide pour les emplois : comme pour l’enregistrement rapide des sous-emplois, il est désormais également possible d’enregistrer rapidement des emplois principaux ou individuels sous forme de liste dans le calendrier. Vous trouverez l’enregistrement rapide en cliquant sur le symbole « + » en haut du calendrier.
- Les confirmations de commande que vous pouvez récupérer sous forme de document PDF pour chaque employé dans l’emploi via le petit symbole « engrenage » peuvent désormais être personnalisées avec un texte individuel. Celui-ci peut également être prédéfini dans la gestion.
- Les employés peuvent désormais être copiés. Sous le menu « Employés », vous trouverez désormais en haut un symbole « Copier », où vous n’avez qu’à sélectionner un autre employé comme modèle et entrer les données de base. Toutes les autres informations (accès, données supplémentaires, informations de facturation, etc.) seront automatiquement reprises.
Retour sur la prolight + sound 2017
Après notre première participation à la prolight + sound, nous avons bien sûr reçu de nombreux retours pour des améliorations supplémentaires. Certains de ces points (par exemple, les contacts d’urgence) ont même pu être intégrés directement dans la version actuelle, d’autres comme par exemple un suivi GPS lors de l’enregistrement des heures de travail via l’application Web suivront avec la prochaine version.
Un point de critique qui nous a été mentionné à plusieurs reprises lors du salon est l’espace de stockage relativement faible de nos tarifs. C’est pourquoi nous avons déjà augmenté la semaine dernière l’espace de stockage pour tous les tarifs. Désormais, selon le tarif, il n’y aura plus jusqu’à 300 Mo, mais jusqu’à 1000 Mo pour les documents. Cette extension s’applique également à tous les tarifs existants.
Dans l’ensemble, nous pouvons tirer un bilan positif et sommes très heureux des nombreux retours positifs. En même temps, nous avons maintenant une longue liste de nouvelles fonctionnalités potentielles que nous souhaitons aborder dans les semaines et mois à venir. Cela inclut également certains sujets plus vastes tels qu’un remboursement complet des frais de voyage, la possibilité de stocker des certificats ou similaires pour les employés, ou une gestion de la flotte de véhicules incluant l’occupation des véhicules par les conducteurs et les passagers.
Le travail ne nous manquera donc certainement pas cette année et nous nous réjouissons déjà de relever ces défis. Et bien sûr, nous restons ouverts à tous les souhaits et suggestions pour améliorer continuellement le GigPlaner pour vous.
Contenu original :
Sehr geehrte Kunden,
die diesjährige Prolight + Sound ist geschafft und wir dürfen auf vier ereignisreiche Tage mit vielen interessanten Gesprächen zurückblicken. An dieser Stelle möchten wir uns noch einmal für die vielen tollen Anregungen bedanken, von denen wir die ersten auch bereits im GigPlaner umsetzen konnten.
Wie üblich gibt es auch in diesem Monat wieder ein umfangreiches Update mit vielen neuen Features. Allen voran steht Ihnen ab dieser Version natürlich die bereits auf der Messe vorgestellte Location- und Kundendatenbank sowie die Umkreissuche für Mitarbeiter zur Verfügung.
Das Update auf die aktuellste Version wird heute Nacht stattfinden, sodass Sie die im Folgenden näher beschriebenen Features ab morgen nutzen können.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Location- und Kunden-Datenbank
Damit Sie künftig eine noch bessere Übersicht über Ihre Veranstaltungen behalten und regelmäßig benötigte Informationen zu Kunden und Locations nicht immer wieder von neuem erfassen müssen, verfügt der GigPlaner ab sofort über die Möglichkeit, Kunden und Locations anzulegen. Aus allen bisher hinterlegten Adressen wurden automatisch Locations generiert, die Sie über den neuen Menupunkt "Stammdaten" bearbeiten können. Sowohl zu Kunden als auch Locations können Sie Ansprechpartner, Notizen und Dokumente hinterlegen. In den kommenden Versionen werden wir die Integration schrittweise ausbauen, sodass Sie dann noch besser auf die dort hinterlegten Informationen zugreifen oder nach entsprechenden Veranstaltungen suchen können.
Umkreissuche
Basierend auf den Postleitzahlen Ihrer Mitarbeiter sowie den hinterlegten Locations ist es nun möglich, bei der Mitarbeiteranfrage nach denjenigen Personen zu filtern, die den kürzesten Weg zum Veranstaltungsort haben. Hierbei bekommen Sie auch direkt angezeigt, über wieviele Mitarbeiter Sie im betreffenden Umkreis verfügen können. Bitte beachten Sie jedoch, dass die dafür vorgesehene Auswahlbox nur angezeigt wird, wenn zu der Veranstaltung eine Location mit hinterlegter Postleitzahl ausgewählt bzw. angelegt wurde.
Skill-Level für Mitarbeiter
Für jeden Mitarbeiter besteht nun die Möglichkeit, ihn nicht nur einzelnen Kategorien zuzuweisen, sondern ihn in diesen Kategorien auch zu bewerten. Hierbei kommt ein einfaches System aus bis zu drei Sternen zum Einsatz, welches Sie natürlich auch im Anfrage-Dialog wiederfinden. Auf diese Weise können Sie schnell und einfach die Mitarbeiter finden, die Ihren aktuellen Anforderungen am besten entsprechen. Und natürlich sind diese Informationen für Ihre Mitarbeiter selbst nicht sichtbar.
Nofall-Kontakte
Es ist ein Fall, von dem wir hoffen, dass er möglichst selten oder noch besser gar nie auftritt: eine Situation, in der die Angehörigen eines Mitarbeiters schnell informiert oder um Rat gefragt werden müssen. Für genau diese Fälle gibt es ab dieser Version im GigPlaner die Möglichkeit, für jeden Mitarbeiter beliebig viele Notfall-Kontakte zu hinterlegen. Diese Kontakte können von den Mitarbeitern eigenhändig unter "Mein Account" > "Profil" eingepflegt und von allen Personen mit dem Recht, Mitarbeiter zu bearbeiten, eingesehen werden. Auf diese Weise haben Sie auch in kritischen Situationen immer alle notwendigen Daten griffbereit.
Erweiterung der Stempeluhren
Seit der letzten Version gibt es bereits die Möglichkeit für Disponenten, die Zeiterfassung für alle Mitarbeiter in einem Job über eine Stempeluhr vorzunehmen. Diese Stempeluhren wurden nun noch einmal dahingehend optimiert, dass nun auch auf einen Schritt mehrere Mitarbeiter ein- oder ausgestempelt werden können. Auf diese Weise lassen sich die Arbeitszeiten künftig noch schneller und einfacher erfassen.
Weitere Optimierungen
Neben den bereits genannten Punkten haben wir natürlich auch wieder viele kleinere Optimierungen vorgenommen. Hierbei sind unter anderem die folgenden Punkte zu nennen:
- Schnellerfassung für Jobs: analog der Schnellerfassung für Unterjobs ist es nun auch möglich, Haupt- oder Einzeljobs im Kalender in Listenform schnell zu erfassen. Sie finden die Schnellerfassung, wenn Sie im Kalender oben auf das "+"-Symbol klicken.
- Die Auftragsbestätigungen, die Sie als PDF-Dokument für jeden Mitarbeiter im Job über das kleine "Zahnrad"-Symbol abrufen können, können Sie nun mit einem individuellen Text versehen. Dieser lässt sich auch in der Verwaltung vordefinieren.
- Mitarbeiter können ab sofort kopiert werden. Unter dem Menupunkt "Mitarbeiter" finden Sie künftig oben auch ein "Kopieren"-Symbol, bei welchem Sie nur noch einen anderen Mitarbeiter als Vorlage auswählen und die Stammdaten eingeben müssen. Alle weiteren Informationen (Zugang, Zusatzdaten, Abrechnungsinformationen, etc.) werden automatisch übernommen.
Rückblick: Die prolight + sound 2017
Nach unserer ersten Teilnahme an der prolight + sound haben wir natürlich viele Rückmeldungen für zusätzliche Verbesserungen erhalten. Einige dieser Punkte (z.B. die Notfall-Kontakte) konnten wir sogar direkt in die aktuelle Version einfließen lassen, einige weitere wie beispielsweise ein GPS-Tracking bei der Erfassung von Arbeitszeiten über die WebApp werden mit der nächsten Version folgen.
Ein Kritikpunkt, der uns mehrfach auf der Messe genannt wurde, ist der vergleichsweise geringe Speicherplatz unserer Tarife. Aus diesem Grund haben wir bereits in der vergangenen Woche den Speicherplatz für alle Tarife erhöht. Künftig wird es daher je nach Tarif nicht mehr bis zu 300 MB, sondern bis zu 1000 MB für Dokumente geben. Diese Erweiterung gilt auch für alle bestehenden Tarife.
Insgesamt können wir ein positives Fazit ziehen und sind über die vielen positiven Rückmeldungen sehr erfreut. Gleichzeitig haben wir nun eine lange Liste mit potentiellen neuen Features, die wir in den kommenden Wochen und Monaten angehen wollen. Dazu zählen auch einige größere Themen wie beispielsweise eine vollständige Reisekostenabrechnung, die Möglichkeit, Zertifikate o.ä. für Mitarbeiter zu hinterlegen oder eine Verwaltung des Fuhrparks inklusive der "Besetzung" der Fahrzeuge mit Fahrern und Mitfahrern.
Die Arbeit wird uns auch in diesem Jahr also definitiv nicht ausgehen und wir freuen uns bereits auf diese Herausforderungen. Und natürlich sind wir auch weiterhin für alle Wünsche und Anregungen offen, um den GigPlaner für Sie stetig zu verbessern.
