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Chers clients,
L’année touche à sa fin et je suis heureux de pouvoir vous présenter aujourd’hui un grand nombre de nouveautés dans le GigPlaner. Au cours des dernières semaines, nous avons effectué plusieurs changements et extensions importants, qui vous offrent désormais encore plus de possibilités pour votre planification du personnel avec le GigPlaner.
Bien sûr, je souhaite également vous remercier à cette occasion pour la confiance que vous nous avez accordée cette année, ainsi qu’au GigPlaner, et pour les nombreux conseils et demandes de fonctionnalités importants et utiles que vous nous avez adressés.
Je vous souhaite beaucoup de plaisir à lire cette newsletter et un succès continu avec le GigPlaner et vos événements.
Sven Schlotthauer
Sous-événements / Sous-jobs
Vous planifiez des productions ou des tournées complexes et de plusieurs jours ? Désormais, vous pouvez les gérer encore mieux dans le GigPlaner. À chaque événement, vous pouvez désormais ajouter un nombre illimité de sous-événements. Pour chaque sous-événement, le personnel correspondant peut être demandé et planifié. Pour ne pas perdre de vue les nombreuses productions parallèles dans le calendrier, les événements principaux, sous-événements et événements individuels peuvent être affichés ou masqués dans toutes les vues du calendrier.
Enregistrement des besoins en personnel
Lorsque vous demandez vos employés par catégories (Gestion > Jobs > Diviser les demandes > Demander des employés par catégories), vous pouvez désormais ajouter ces catégories même si vous ne souhaitez pas encore inscrire ou demander des employés pour un job. Vous avez alors la possibilité de définir le nombre d’employés nécessaires pour chaque catégorie. De cette manière, vous pouvez enregistrer vos besoins en personnel à l’avance et avoir toujours une vue d’ensemble rapide des jobs pour lesquels il vous manque encore du personnel.
En savoir plus sur l’enregistrement des besoins en personnel
Informations étendues sur les demandes
Pour chaque employé demandé dans un événement, des informations supplémentaires peuvent être récupérées via un nouveau menu (l’icône d’engrenage dans la ligne de l’employé). Sous le point « Détails de la demande », vous découvrez quand l’employé a été demandé et quand et par qui la disponibilité a été modifiée. Sous le point « Confirmation de commande », vous recevez un PDF avec une confirmation de commande pour l’employé concerné. Via le point « Permissions », vous avez la possibilité de permettre à un employé de modifier l’événement concerné.
Inscrire ou réserver directement des employés
Jusqu’à présent, tous les employés étaient d’abord demandés dans le GigPlaner. Ce n’est qu’après que l’employé ait enregistré sa disponibilité dans le GigPlaner qu’il pouvait être marqué comme « réservé » (ou était automatiquement marqué comme « réservé » selon les paramètres). Avec la nouvelle version, il est désormais possible d’inscrire des employés dans le dialogue de demande comme disponibles ou même de les réserver directement. Dans les deux cas, la disponibilité de l’employé est automatiquement réglée sur « Oui », et dans ce dernier cas, l’employé est également directement marqué comme « réservé » – idéal si vous avez par exemple déjà téléphoné avec votre employé pour un job.
Aperçu des événements dans les vues du calendrier
Surtout si vous gérez de nombreux événements dans le calendrier, il est souvent nécessaire d’avoir rapidement une vue d’ensemble des événements individuels. Vous pouvez désormais le faire directement à partir des vues du calendrier, sans avoir à ouvrir chaque événement. Passez la souris sur le titre d’un événement et attendez quelques secondes. Une fenêtre s’ouvre automatiquement avec les informations principales et la liste des employés de l’événement concerné.
Vue hebdomadaire configurable
La vue hebdomadaire affiche de nombreuses informations utiles sur tous les jobs en un coup d’œil. Cependant, surtout avec une grande quantité de données supplémentaires, cette vue peut également devenir rapidement confuse. C’est pourquoi il est désormais possible, avec la nouvelle version du GigPlaner, de personnaliser entièrement cette vue. Ainsi, vous pouvez afficher ou masquer individuellement les informations selon vos besoins.
Autres nouveautés
En plus des fonctionnalités déjà mentionnées, il y a encore quelques petites nouveautés qui se trouvent en partie sous forme de nouveaux paramètres dans la gestion ou d’autres vues :
- En plus des données supplémentaires pour les événements introduites il y a quelque temps, des données supplémentaires pour les employés peuvent désormais être définies dans la gestion. Les champs correspondants sont alors disponibles dans le profil de chaque employé (Gestion > Employés > Données supplémentaires).
- Les données supplémentaires peuvent être déclarées comme « privées » dans la gestion. Ces données supplémentaires ne sont visibles que par les administrateurs.
- Lors de la copie d’événements, les horaires de travail peuvent être copiés.
- Les sous-jobs peuvent, si souhaité, reprendre l’ID du job principal (Gestion > Jobs > Général > Les sous-jobs reçoivent l’ID du job principal).
- Tous les e-mails concernant les demandes d’employés contiennent désormais deux liens directs, grâce auxquels vos employés peuvent enregistrer leur disponibilité pour un événement directement depuis l’e-mail.
Contenu original :
Sehr geehrte Kunden,
das Jahr neigt sich dem Ende und ich freue mich, Ihnen heute noch einmal eine große Anzahl an Neuerungen im GigPlaner vorstellen zu können. In den vergangenen Wochen haben wir einige umfangreiche Änderungen und Erweiterungen vorgenommen, mit denen Ihnen der GigPlaner ab sofort noch mehr Möglichkeiten für Ihre Personalplanung zur Verfügung stellt.
Natürlich möchte ich mich an dieser Stelle auch bei Ihnen für das in diesem Jahr in uns und den GigPlaner gesetzte Vertrauen sowie die vielen wichtigen und nützlichen Hinweise und Feature-Requests bedanken.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner und Ihren Veranstaltungen wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Untertermine / Unterjobs
Sie planen umfangreiche und mehrtägige Produktionen oder Touren? Ab sofort können Sie diese im GigPlaner noch besser verwalten. Zu jedem Termin können ab dieser Version beliebig viele Untertermine angelegt werden. Zu jedem Untertermin kann dann das entsprechende Personal angefragt und geplant werden. Damit Sie im Kalender auch bei einer großen Anzahl von parallel laufenden Produktionen nicht den Überblick verlieren, können sowohl Haupt-, Unter- und Einzeltermine in allen Kalenderansichten ein- und ausgeblendet werden.
Erfassung von Personalbedarf
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter in Kategorien anfragen (Verwaltung > Jobs > Anfragen unterteilen > Mitarbeiter in Kategorien anfragen) können Sie diese Kategorien künftig auch dann hinzufügen, wenn Sie noch keine Mitarbeiter in einem Job eintragen oder anfragen möchten. Sie haben dann die Möglichkeit, für jede Kategorie die Anzahl der benötigten Mitarbeiter zu hinterlegen. Auf diese Weise können Sie Ihren Personalbedarf bereits im Voraus vollständig erfassen und haben stets einen schnellen Überblick über diejenigen Jobs, in denen Ihnen noch Personal fehlt.
Erweiterte Informationen zu Anfragen
Für jeden in einem Termin angefragten Mitarbeiter können über ein neues Menu (das Zahnrad-Symbol in der Mitarbeiter-Zeile) zusätzliche Informationen abgerufen werden. Unter dem Punkt "Anfragendetails" erfahren Sie, wann der Mitarbeiter angefragt wurde und wann bzw. von wem die Verfügbarkeit geändert wurde. Unter dem Punkt "Auftragsbestätigung" erhalten Sie ein PDF mit einer Auftragsbestätigung für den jeweiligen Mitarbeiter. Über den Punkt "Berechtigungen" haben Sie die Möglichkeit, einem Mitarbeiter die Bearbeitung des jeweiligen Termins zu erlauben.
Mitarbeiter eintragen oder direkt buchen
Bislang wurden alle Mitarbeiter im GigPlaner zunächst angefragt. Erst nachdem der Mitarbeiter seine Verfügbarkeit im GigPlaner hinterlegt hat, konnte er als "gebucht" markiert werden (oder wurde je nach Einstellung automatisch als "gebucht" markiert). Mit der neuen Version ist es nun auch möglich, Mitarbeiter im Anfragedialog als verfügbar einzutragen oder sogar direkt zu buchen. In beiden Fällen wird die Verfügbarkeit des Mitarbeiters automatisch auf "Ja" gesetzt, in letzterem Fall wird der Mitarbeiter auch direkt als "gebucht" markiert – ideal, wenn Sie beispielsweise bereits mit Ihrem Mitarbeiter zu einem Job telefoniert haben.
Terminvorschau in Kalender-Ansichten
Gerade wenn Sie viele Termine im Kalender verwalten ist es oftmals notwendig, sich schnell einen Überblick über die einzelnen Termine zu verschaffen. Dies können Sie künftig auch direkt aus den Kalender-Ansichten heraus, ohne die einzelnen Termine öffnen zu müssen. Fahren Sie mit der Maus auf den Titel eines Termins und warten Sie einige Sekunden. Es öffnet sich automatisch ein Fenster mit den wichtigsten Informationen sowie der Mitarbeiterliste des jeweiligen Termins.
Konfigurierbare Wochenansicht
Die Wochenansicht zeigt viele nützliche Informationen aller Jobs auf einen Blick. Vor allem bei einer großen Anzahl an Zusatzdaten kann diese Ansicht jedoch auch schnell unübersichtlich werden. Aus diesem Grund ist es mit der neuen Version des GigPlaners nun möglich, diese Ansicht vollständig zu personalisieren. So können auf diese Weise je nach Bedarf einzelne Informationen einzeln ein- oder ausgeblendet werden.
Weitere Neuerungen
Neben den bereits genannten Features gibt es noch einige kleinere Neuerungen, die sich zum Teil in Form von neuen Einstellungen in der Verwaltung oder anderen Ansichten finden:
- Neben den bereits vor einiger Zeit eingeführten Zusatzdaten für Termine können in der Verwaltung nun auch Zusatzdaten für Mitarbeiter definiert werden. Die entsprechenden Felder stehen Ihnen dann im jeweiligen Mitarbeiter-Profil zur Verfügung (Verwaltung > Mitarbeiter > Zusatzdaten).
- Zusatzdaten können in der Verwaltung als "privat" deklariert werden. Diese Zusatzdaten sind nur für Administratoren sichtbar.
- Beim Kopieren von Terminen können die Arbeitszeiten mitkopiert werden.
- Unterjobs können auf Wunsch die Job-ID des Hauptjobs übernehmen (Verwaltung > Jobs > Allgemein > Unterjobs erhalten die ID des Hauptjobs).
- Alle E-Mails zu Mitarbeiteranfragen enthalten ab sofort zwei Direktlinks, über die Ihre Mitarbeiter die Verfügbarkeit für einen Termin direkt aus der Mail heraus hinterlegen können.
