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Chers clients,
Avec cette newsletter, je souhaite vous informer comme d’habitude de la nouvelle version de GigPlaner. Outre de nombreuses petites améliorations et optimisations en arrière-plan, cette version offre à nouveau quelques nouvelles fonctionnalités qui vous permettront d’optimiser encore davantage votre planification du personnel. Un aperçu des principaux changements se trouve plus bas dans cette newsletter.
Comme d’habitude, la nouvelle version sera progressivement déployée pour tous les clients dans les jours à venir, nous vous remercions donc de votre compréhension si les fonctionnalités ne sont pas encore disponibles dans votre compte.
Je vous souhaite beaucoup de plaisir à lire cette newsletter et continuez à avoir du succès avec GigPlaner et vos événements.
Sven Schlotthauer
Définition libre des cases à cocher des activités
Les cases à cocher pour définir l’activité d’un employé existent depuis la première version de GigPlaner. Avec cette subdivision des demandes, vous pouviez attribuer à chaque employé l’une des activités « Montage », « Événement » et « Démontage ». Avec la nouvelle version de GigPlaner, vous pouvez désormais définir jusqu’à six activités quelconques pour ces cases à cocher dans chaque travail. Bien sûr, vous pouvez également définir vos activités préférées dans l’administration comme modèle, afin de ne pas avoir à ajuster manuellement les cases à cocher à chaque rendez-vous.
Subdivision des types de rendez-vous
Pour chaque rendez-vous ou travail, vous pouvez attribuer un type dans GigPlaner. En fonction de ces types, vous pouvez ensuite sélectionner les rendez-vous et travaux dans GigPlaner ou attribuer des couleurs spécifiques. Pour obtenir encore plus de visibilité sur vos rendez-vous à l’avenir, vous pouvez désormais créer des catégories à cet endroit dans GigPlaner. De cette manière, il est par exemple possible de représenter clairement les types de rendez-vous pour plusieurs entreprises au sein d’un compte. Les subdivisions peuvent être créées dans l’administration sous Jobs > Types de travail.
Employés libres
Si vous travaillez souvent avec du personnel changeant, vous ne souhaitez peut-être pas toujours créer immédiatement ces employés dans GigPlaner. Pour ce cas d’utilisation précis, vous disposez désormais d’un champ de texte dans le dialogue de demande pour saisir des employés libres. Vous pouvez ensuite enregistrer leur disponibilité comme d’habitude. Si nécessaire, vous pouvez transformer chacun de ces employés libres en un « vrai » employé dans GigPlaner en quelques clics – la demande sera automatiquement attribuée au nouvel employé.
Rappel des demandes en attente
Désormais, chaque employé voit d’un coup d’œil, après s’être connecté, s’il a encore des demandes non répondues dans GigPlaner. Dans ce cas, il est informé par un petit message indiquant le nombre de demandes dans le menu « Mes travaux » et peut indiquer sa disponibilité là-bas. De plus, GigPlaner envoie automatiquement un e-mail de rappel si une demande n’a pas été répondue dans les deux jours.
Autres nouveautés
Outre les fonctionnalités déjà mentionnées, il y a encore quelques petites nouveautés, qui se présentent parfois sous forme de nouveaux paramètres dans l’administration ou d’autres vues :
- Dans la vue journalière du calendrier, il sera désormais possible de basculer entre l’affichage des employés et celui des rendez-vous ou travaux
- Dans le menu « Employés », vous pouvez imprimer une liste de tous les employés avec les principales informations personnelles
- Les employés ne pourront plus modifier leur disponibilité après s’être déclarés « Disponibles » (dans l’administration sous Jobs > Général > Les employés ne peuvent plus modifier leur disponibilité)
- Les congés peuvent également être enregistrés par les administrateurs dans la vue de disponibilité du calendrier
Contenu original :
Sehr geehrte Kunden,
mit diesem Newsletter möchte ich Sie in gewohnter Weise über die neue Version des GigPlaners informieren. Neben vielen kleineren Verbesserungen und Optimierungen im Hintergrund bietet auch diese Version wieder einige neue Features, mit denen Sie Ihre Personalplanung noch weiter optimieren können. Einen Überblick über die wichtigsten Änderungen finden Sie weiter unten in diesem Newsletter.
Wie üblich wird die neue Version in den kommenden Tagen schrittweise für alle Kunden freigegeben, bitte haben Sie daher Verständnis, wenn die Funktionen in Ihrem Account derzeit noch nicht zur Verfügung stehen.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner und Ihren Veranstaltungen wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Freie Definition der Tätigkeits-Checkboxen
Die Checkboxen zur Definition der Tätigkeit eines einzelnen Mitarbeiters gibt es bereits seit der ersten Version des GigPlaners. Mit dieser Anfragenunterteilung konnten Sie jedem Mitarbeiter eine der Tätigkeiten "Aufbau", "Veranstaltung" und "Abbau" zuweisen. Mit der neuen Version des GigPlaners können Sie nun in jedem Job bis zu sechs beliebige Tätigkeiten für diese Checkboxen definieren. Natürlich können Sie auch die von Ihnen bevorzugten Tätigkeiten in der Verwaltung als Vorlage definieren, sodass Sie die Checkboxen nicht in jedem Termin manuell anpassen müssen.
Unterteilung der Termintypen
Für jeden Termin oder Job können Sie im GigPlaner einen Typ vergeben. Abhängig von diesen Typen können Sie die Termine und Jobs anschließend im GigPlaner selektieren oder spezielle Farben vergeben. Um künftig noch mehr Übersicht über Ihre Termine zu erhalten können im GigPlaner ab sofort an dieser Stelle auch Kategorien angelegt werden. Auf diese Weise ist es beispielsweise möglich, Termintypen für mehrere Firmen innerhalb eines Accounts übersichtlich darzustellen. Die Unterteilungen können in der Verwaltung unter Jobs > Job-Typen angelegt werden.
Freie Mitarbeiter
Wenn Sie häufig mit wechselndem Personal arbeiten, möchten Sie diese Mitarbeiter möglicherweise nicht immer sofort im GigPlaner anlegen. Für genau diesen Anwendungsfall erhalten Sie ab sofort im Anfrage-Dialog ein Textfeld für die Eingabe freier Mitarbeiter. Für diese können Sie im Anschluss wie gewohnt die Verfügbarkeit erfassen. Bei Bedarf können Sie jeden dieser freien Mitarbeiter mit wenigen Klicks in einen "echten" Mitarbeiter im GigPlaner umwandeln – die Anfrage wird hierbei automatisch dem neuen Mitarbeiter zugeordnet.
Erinnerung an offene Anfragen
Jeder Mitarbeiter sieht nach der Anmeldung künftig auf einen Blick, wenn für ihn noch unbeantwortete Anfragen im GigPlaner warten. In diesem Fall wird er über einen kleinen Hinweis mit der Anzahl der Anfragen im Menupunkt "Meine Jobs" informiert und kann seine Verfügbarkeit dort angeben. Zudem versendet der GigPlaner automatisch eine Erinnerungs-Mail, wenn eine Anfrage nicht innerhalb von zwei Tagen beantwortet wurde.
Weitere Neuerungen
Neben den bereits genannten Features gibt es noch einige kleinere Neuerungen, die sich zum Teil in Form von neuen Einstellungen in der Verwaltung oder anderen Ansichten finden:
- In der Tagesansicht des Kalenders kann künftig zwischen der Darstellung der Mitarbeiter und der Termine bzw. Jobs gewechselt werden
- Unter dem Menupunkt "Mitarbeiter" können Sie eine Liste aller Mitarbeiter mit den wichtigsten persönlichen Informationen ausdrucken
- Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeit auf Wunsch nicht mehr ändern, nachdem Sie sich einmal als "Verfügbar" gemeldet haben (In der Verwaltung unter Jobs > Allgemein > Mitarbeiter dürfen Ihre Verfügbarkeit nicht mehr ändern)
- Urlaube können durch Administratoren auch in der Verfügbarkeits-Ansicht des Kalenders eingetragen werden
