Cher clients,
pour la nouvelle année 2020, nous nous sommes fixés un certain nombre de grands thèmes que nous introduirons dans GigPlaner au cours des prochains mois. Pour commencer, nous vous proposons une nouvelle version, qui sera disponible comme d'habitude à partir de demain. Elle comprendra quelques améliorations dans la gestion des droits ainsi qu'un support pour un nouveau modèle de temps de travail, qui est actuellement de plus en plus utilisé dans l'industrie.
Parallèlement à ces développements, nous préparons déjà la prochaine grande foire commerciale – Prolight + Sound à Francfort. Nous y verrons des innovations majeures cette année – c'est ce que nous pouvons déjà vous révéler. Mais avant tout, je voudrais vous présenter les dernières innovations dans le cadre de cette mise à jour.
Nous vous souhaitons beaucoup de succès avec GigPlaner
Sven Schlotthauer
Nouvelles fonctionnalités pour l'enregistrement du temps
Depuis de nombreuses années, le secteur de l'événementiel est préoccupé par le sujet du pseudo-travail indépendant. En raison du recours généralisé aux free-lances, il existe régulièrement une insécurité juridique, qui est aujourd'hui partiellement compensée par le passage à un emploi permanent avec de nouveaux modèles de temps de travail. À l'avenir, GigPlaner soutiendra directement de tels modèles de temps de travail et, à partir de maintenant, les "demi-vacances" pourront également être gérées et stockées dans le système.
Le modèle du temps de travail basé sur la journée
De plus en plus d'entreprises du secteur de l'événementiel engagent leurs anciens free-lances comme employés permanents afin d'obtenir une sécurité juridique sur le statut de ces personnes. Dans la plupart des cas, cependant, ces employés souhaitent conserver la liberté de travailler pour d'autres entreprises. Cela se fait par le biais de contrats dans lesquels l'employé doit à l'entreprise un certain nombre de jours par mois ou par an.
Dans les périodes de relevé et de saisie des temps, il est désormais possible de stocker ces jours cibles sous le type de relevé "Saisie des temps". À partir de ce moment, un deuxième compte de jours est géré pour le salarié de la même manière que le compte d'horaire flexible, dans lequel il peut voir directement s'il a déjà travaillé les jours dus ou combien de jours sont encore dus.
Le fait qu'un jour soit crédité entièrement ou seulement partiellement peut être contrôlé par le facteur de comptabilité dans l'emploi. Celui-ci peut être modifié globalement (pour tous les employés d'un emploi) ou, à partir de cette version, pour chaque employé individuellement (en utilisant le symbole "€"). Notez qu'un salarié peut être crédité de plus d'une journée s'il est réservé pour plusieurs emplois au cours d'une même journée. Si nécessaire, vous pouvez ajuster manuellement le facteur de comptabilité pour ce salarié, car le système ne peut pas reconnaître quel est le bon facteur total pour ce salarié.
Le compte d'horaire flexible sera maintenu en parallèle, et ces employés devraient certainement enregistrer leurs heures de travail dans leur intégralité afin de se conformer aux exigences de la documentation légale. Toute dette de temps ou crédit de temps qui en résulte par rapport aux jours travaillés doit être apuré à la fin de l'année. Il devrait y avoir une disposition contractuelle correspondante pour assurer la sécurité juridique à cet égard également.
Les "demi" vacances
Dans de nombreuses entreprises, certains jours comme la veille de Noël ou la veille du Nouvel An sont accordés comme des congés à moitié payés en plus de l'indemnité de vacances habituelle. Un tel modèle pouvait déjà être mis en place jusqu'à présent, mais il fallait pour cela créer un congé correspondant à une demi-journée pour chaque employé. À partir de cette version, cela est également possible pour les jours fériés officiels. Vous pouvez désormais spécifier le nombre d'heures à créditer pour un jour férié.
Groupes d'utilisateurs
Le concept d'autorisation a de nouveau été étendu dans cette version par quelques options de configuration supplémentaires :
Droits supplémentaires pour les fonctions dans Emplois & Projets
Certaines fonctions dans les projets et les emplois peuvent désormais être attribuées ou restreintes en plus. Par exemple, il existe un droit distinct pour supprimer des emplois/projets et un droit pour modifier les heures réels ou cibles d'autres employés.
Droits propres pour les demandes et les réservations
Avec la dernière version, nous avons créé une possibilité de désactiver les fonctions de demande et de réservation, bien qu'un employé ait des autorisations écrites pour un travail ou un événement. Avec cette version, il est désormais également possible d'attribuer cette autorisation à un groupe d'utilisateurs s'il ne dispose que de droits de lecture pour un travail ou un événement. Un employé peut alors également demander et/ou réserver d'autres personnes sans autorisation d'écriture pour un travail ou un événement.
Accès aux périodes de déclaration et d'enregistrement du temps
L'accès aux périodes de relevé et d'enregistrement des temps pour les employés, les indépendants et les sous-traitants peut désormais être contrôlé individuellement – tout comme l'accès aux personnes de contact, aux documents, aux notes et autres objets.
Calendriers publics externes
La création de calendriers externes publics (ou la possibilité de marquer vos propres calendriers externes comme étant "publics") peut désormais également être autorisée ou interdite sous la forme d'un droit.
Autres optimisations
- Les documents peuvent désormais être également stockés pour les véhicules.
- Dans les statistiques, il y a de nouvelles listes pour les emplois en fonction du chiffre d'affaires et des prix de vente.
- Pour les courriers électroniques en texte libre, l'information complète (y compris la liste des sous-emplois) d'un emploi ou d'un projet est désormais envoyée de manière facultative avec le courrier. Ces contenus peuvent également être modifiés dans l'administration via la configuration des mails de demande et de réservation.
- Si un administrateur ou un planificateur modifie la demande de congé ou l'inscription d'un employé, ce dernier sera informé de ce changement par courrier électronique à l'avenir.
- Le fait qu'un employé reçoive des courriers électroniques concernant des annulations était auparavant lié à l'envoi de courriers électroniques de réservation. À l'avenir, les employés pourront décider séparément s'ils souhaitent recevoir des courriers électroniques d'annulation ou de réservation.
- La durée de conservation des documents dans les emplois peut désormais être étendue jusqu'à 545 jours s'ils doivent être supprimés automatiquement.
Prolight + Sound 2020
Cette année encore, nous serons représentés par un stand au salon Prolight + Sound. Sous la devise "Crew Management made easy", nous présenterons notre vision de l'avenir de la planification du personnel dans le secteur de l'événementiel. Nous travaillons déjà d'arrache-pied pour achever toutes les innovations d'ici l'ouverture du salon et nous nous réjouissons de vous accueillir sur notre stand B68 dans le hall 12.0 à partir du 31.03. – 03.04.
