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Chers clients,
Au cours des derniers mois – et surtout pendant le prolight + sound en avril – beaucoup d’entre vous nous ont exprimé à plusieurs reprises deux souhaits pour de nouvelles fonctionnalités : la possibilité de créer des notes de frais et de gérer les véhicules. Chacun de ces sujets est déjà assez vaste en soi, et je suis d’autant plus ravi de pouvoir vous présenter aujourd’hui ces deux fonctionnalités comme nouveautés dans le GigPlaner.
En plus de ces deux grands thèmes, nous nous sommes bien sûr également occupés de nombreuses petites optimisations, qui seront également mentionnées à la fin de cette newsletter. La nouvelle version du GigPlaner sera, comme d’habitude, activée pour tous nos clients dans la nuit à venir et sera disponible dès demain matin.
Bonne lecture de cette newsletter et je vous souhaite beaucoup de succès,
Sven Schlotthauer
Notes de frais
Les notes de frais sont dans de nombreuses entreprises un mal nécessaire. En plus des exigences légales déjà assez complexes, il faut toujours garder un œil sur les taux forfaitaires en vigueur. Les tableaux Excel simplifient au moins partiellement la saisie des frais de déplacement, mais ne contiennent pas de processus d’approbation simple et rapide. Dans le GigPlaner, vous et vos employés trouverez désormais sous le menu « Notes de frais » une possibilité simple de saisir, vérifier et approuver les notes de frais.
Forfaits pour repas et hébergement
En particulier en Allemagne, il est très clairement défini quels forfaits un employé peut recevoir pour les voyages d’affaires dans certaines régions. C’est pourquoi il est important que, en plus des données principales de la note (objectif du voyage, emploi associé, etc.), l’itinéraire du voyage avec le lieu de départ et de destination respectif soit saisi. Sur la base de cet itinéraire, les forfaits peuvent ensuite être réduits en fonction des repas reçus conformément à la réglementation légale. Le GigPlaner contient les taux forfaitaires en vigueur pour les employés allemands pour 2017, et nous les adapterons bien sûr aux nouveaux taux publiés dans les années à venir.
Frais de déplacement
Pour chaque note de frais, les frais de déplacement peuvent être saisis. Pour l’Allemagne et l’Autriche, les indemnités kilométriques légales sont déjà enregistrées. L’employé a la possibilité de choisir entre un véhicule privé ou un véhicule de société (les véhicules de société sont directement repris des données de base « Véhicules », voir plus bas dans la newsletter). Pour les véhicules de société, des indemnités kilométriques propres peuvent également être enregistrées. Si l’employé saisit les données pour un véhicule privé, il reçoit l’indemnité, tandis que pour un véhicule de société, elle est simplement calculée en interne pour les statistiques.
Justificatifs
Toutes les autres factures et justificatifs d’un voyage sont enregistrés sous le point « Justificatifs ». Pour chaque position, il est possible d’enregistrer la désignation, le montant et bien sûr un document PDF ou image. De cette manière, toutes les preuves pertinentes pour la note de frais sont automatiquement fournies. Pour les justificatifs, il est également possible de rembourser les coûts à l’employé (factures payées par lui-même) ou de les enregistrer uniquement pour les statistiques (factures payées par l’entreprise).
Statistiques
Les frais de déplacement saisis sont automatiquement intégrés dans les statistiques des différents emplois. De cette manière, vous pouvez toujours vérifier après un emploi quels coûts vous ont été engagés en plus des coûts de personnel réels.
Véhicules
Sans les véhicules nécessaires, il est généralement impossible de réaliser un événement. Qu’il s’agisse de voitures, de fourgonnettes ou de camions, les véhicules doivent également pouvoir être gérés facilement et rapidement. C’est pourquoi vous pouvez désormais enregistrer vos véhicules dans le GigPlaner et les ajouter à des emplois de la même manière que vos employés. Bien sûr, les fonctionnalités éprouvées telles que la vérification des chevauchements et l’indication de temps (de travail) spécifiques fonctionnent également ici.
Conducteurs et passagers
Pour chaque véhicule, le nombre de sièges est enregistré dans les données de base en plus des informations générales. À partir de cette information, le GigPlaner génère automatiquement des champs dans lesquels le conducteur et les éventuels passagers peuvent être enregistrés. De cette manière, vous pouvez répartir à l’avance les employés d’un emploi sur les différents véhicules et former des covoiturages.
Indemnité kilométrique
Une indemnité kilométrique par véhicule peut également être enregistrée. Vous pouvez les calculer individuellement selon les directives légales. Si vous avez enregistré une indemnité correspondante pour vos véhicules et que les véhicules sont saisis dans le cadre d’une note de frais, les coûts sont automatiquement ajoutés aux frais de déplacement dans les statistiques de l’emploi.
Ordres de mission
Pour être toujours du côté de la sécurité lors de l’utilisation de véhicules de société, le GigPlaner offre la possibilité d’imprimer un ordre de mission pour chaque véhicule au conducteur respectif. Les ordres de mission sont automatiquement remplis avec les informations sur le véhicule et le conducteur et peuvent être appelés via l’icône d’engrenage dans la ligne du véhicule respectif.
Autres modifications
Favoris pour les catégories d’employés
Dans les catégories d’employés, vous pouvez désormais marquer certaines catégories comme « Favoris ». Ces favoris sont ensuite affichés comme des « onglets » distincts dans le dialogue de demande. De cette manière, vous pouvez diviser facilement et rapidement votre liste d’employés, par exemple en une liste pour les employés permanents, une pour les freelances et une pour les personnes que vous sollicitez très rarement. Cela permet une vue d’ensemble plus rapide, surtout si vous souhaitez d’abord gérer vos employés internes pour les événements.
Commentaires pour les planificateurs
Lors de l’ajout de commentaires à des emplois individuels, il est désormais possible de définir la visibilité. Outre la visibilité pour tous, il est possible de restreindre la visibilité aux employés avec le droit de planificateur pour l’emploi concerné. De plus, il est possible d’ajouter des réponses aux commentaires, qui apparaissent alors directement sous le commentaire concerné. De cette manière, un employé peut poser une question à un planificateur et recevoir une réponse directe dans le GigPlaner, sans que d’autres employés ne puissent la voir.
Autres optimisations
- Lors de la copie hebdomadaire d’emplois, il est désormais possible d’indiquer les jours de la semaine. De cette manière, vous pouvez copier un rendez-vous, par exemple, en une étape de lundi à vendredi chaque semaine.
- Les champs « Client » et « Lieu » sont désormais, si vous le souhaitez, également repris dans les sous-emplois respectifs lors des modifications.
- Les rendez-vous de la vue calendrier actuelle peuvent être exportés sous forme de fichier CSV.
- Le logo de l’entreprise est inclus dans les e-mails (veuillez enregistrer un deuxième logo dans l’administration, celui-ci sera alors également imprimé sur les PDFs).
- Si un employé modifie ses heures de travail, les modifications concernées sont affichées et mises en évidence dans l’e-mail correspondant.
Contenu original :
Sehr geehrte Kunden,
in den vergangenen Monaten – und spätestens während der prolight + sound im April – haben viele von Ihnen bei uns immer wieder zwei Wünsche für neue Features geäußert: die Möglichkeit, Reisekostenabrechnungen zu erstellen und Fahrzeuge zu disponieren. Beide Themen sind für sich genommen bereits relativ umfangreich und so freue ich mich umso mehr, Ihnen heute gleich beide Features als Neuerungen im GigPlaner vorstellen zu können.
Neben diesen beiden großen Themen haben wir uns natürlich auch wieder um viele kleinere Optimierungen gekümmert, die am Ende dieses Newsletters ebenfalls erwähnt werden sollen. Die neue Version des GigPlaners wird wie gewohnt in der kommenden Nacht für alle unsere Kunden freigeschaltet und steht Ihnen damit ab morgen früh zur Verfügung.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Reisekostenabrechnungen
Die Reisekostenabrechnungen sind in vielen Firmen ein eher lästiges Übel. Neben den sowieso schon recht komplizierten rechtlichen Anforderungen muss stets der Überblick über die aktuell geltenden Pauschalsätze behalten werden. Excel-Tabellen vereinfachen die Erfassung der Reisekosten zumindest teilweise, enthalten jedoch keinen einfachen und schnellen Genehmigungsprozess. Im GigPlaner erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter künftig unter dem Menupunkt "Reisekosten" eine einfache Möglichkeit, Reisekostenabrechnungen zu erfassen, zu prüfen und zu genehmigen.
Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung
Speziell in Deutschland ist sehr klar geregelt, welche Pauschalen einem Mitarbeiter für Dienstreisen in bestimmte Regionen zustehen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass neben den Kopfdaten der Abrechnung (Reisezweck, zugehöriger Job, etc.) der Reiseverlauf mit dem jeweiligen Abfahrts- und Zielort erfasst wird. Basierend auf diesem Reiseverlauf können im Anschluss die Pauschalen um ggf. erhaltene Mahlzeiten gemäß der gesetzlichen Regelung gekürzt werden. Der GigPlaner enthält die aktuell für deutsche Mitarbeiter gültigen Pauschalsätze für 2017, in den kommenden Jahren werden wir diese natürlich stets an die neu veröffentlichten Sätze anpassen.
Fahrtkosten
Zu jeder Reisekostenabrechnung können Fahrtkosten erfasst werden. Für Deutschland und Österreich sind hier die gesetzlichen Kilometerpauschalen auch bereits hinterlegt. Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, zwischen einem privaten Kfz oder einem Firmenwagen zu wählen (Firmenfahrzeuge werden direkt aus den Stammdaten "Fahrzeuge" übernommen, siehe weiter unten im Newsletter). Für Firmenwagen können hierbei auch jeweils eigene Kilometerpauschalen hinterlegt werden. Erfasst der Mitarbeiter die Daten für ein privates Kfz, so erhält er die Pauschale, bei einem Firmenfahrzeug wird diese lediglich intern für die Statistiken berechnet.
Belege
Alle weiteren Rechnungen und Belege einer Reise werden unter dem Punkt "Belege" hinterlegt. Je Position lässt sich hier die Bezeichnung, der Betrag und natürlich ein PDF- oder Bilddokument hinterlegen. Auf diese Weise sind auch automatisch alle relevanten Nachweise für die Reisekostenabrechnung erbracht. Auch bei den Belegen gibt es die Möglichkeit, die Kosten an den Mitarbeiter zu erstatten (selbst bezahlte Rechnungen) oder lediglich für die Statistiken zu erfassen (durch das Unternehmen bezahlte Rechnungen).
Statistik
Die erfassten Reisekosten werden automatisch in die Statistiken der einzelnen Jobs übernommen. Auf diese Weisen können Sie nach einem Job stets prüfen, welche Kosten Ihnen neben den eigentlichen Personalkosten entstanden sind.
Fahrzeuge
Ohne die notwendigen Fahrzeuge lässt sich eine Veranstaltung in aller Regel nicht durchführen. Egal ob PKW, Transporter oder LKW: auch die Fahrzeuge müssen einfach und schnell disponiert werden können. Aus diesem Grund können Sie ab sofort auch Ihre Fahrzeuge im GigPlaner erfassen und analog Ihrer Mitarbeiter zu Jobs hinzufügen. Natürlich funktionieren hierbei auch die bewährten Features wie beispielsweise die Prüfung auf Überschneidungen sowie die Angabe von speziellen (Arbeits-)Zeiten.
Fahrer und Mitfahrer
Für jedes Fahrzeug wird in den Stammdaten neben den allgemeinen Informationen auch die Anzahl der Sitzplätze hinterlegt. Aus dieser Angabe generiert der GigPlaner automatisch Felder, in denen der Fahrer sowie eventuelle Mitfahrer hinterlegt werden können. Auf diese Weise können Sie die Mitarbeiter eines Jobs auch bereits im Voraus auf die einzelnen Fahrzeuge aufteilen und Fahrgemeinschaften bilden.
Kilometerpauschale
Ebenfalls hinterlegt werden kann eine Kilometerpauschale je Fahrzeug. Diese können Sie individuell gemäß den gesetzlichen Richtlinien errechnen. Sofern Sie eine entsprechende Pauschale für Ihre Fahrzeuge hinterlegt haben und die Fahrzeuge im Rahmen einer Reisekostenabrechnung erfasst werden, werden die Kosten automatisch zu den Reisekosten in der Statistik des Jobs hinzugerechnet.
Fahraufträge
Um auch rechtlich bei der Verwendung von Firmenfahrzeugen stets auf der sicheren Seite zu sein bietet der GigPlaner die Möglichkeit, für jedes Fahrzeug einen Fahrtauftrag an den jeweiligen Fahrer auszudrucken. Die Fahrtaufträge werden automatisch mit den Informationen zum Fahrzeug und dem Fahrer gefüllt und lassen sich über das Zahnrad-Symbol in der Zeile des jeweiligen Fahrzeugs aufrufen.
Weitere Änderungen
Favoriten für Mitarbeiterkategorien
In den Mitarbeiterkategorien können Sie ab sofort einzelne Kategorien als "Favoriten" kennzeichnen. Diese Favoriten werden anschließend im Anfrage-Dialog als eigene "Tabs" angezeigt. Auf diese Wiese können Sie Ihre Mitarbeiterliste einfach und schnell unterteilen, beispielsweise in eine Liste für fest angestellte Mitarbeiter, eine für Freelancer und eine für Personen, die Sie nur sehr selten anfragen. Dies sorgt für einen schnelleren Überblick, vor allem wenn Sie zunächst Ihre internen Mitarbeiter zu den Veranstaltungen disponieren möchten.
Kommentare für Disponenten
Beim Hinzufügen von Kommentaren zu einzelnen Jobs kann künftig auch die Sichtbarkeit definiert werden. Möglich ist, neben der Sichtbarkeit für alle, die Sichtbarkeit auf die Mitarbeiter mit Disponenten-Recht für den betreffenden Job einzuschränken. Zudem ist es möglich, Antworten zu Kommentaren hinzuzufügen, die dann auch direkt unterhalb des jeweiligen Kommentars erscheinen. Auf diese Weise ist es möglich, dass ein Mitarbeiter eine Rückfrage an einen Disponenten stellt und von diesem eine direkte Antwort im GigPlaner erhält, ohne dass weitere Mitarbeiter diese einsehen können.
Sonstige Optimierungen
- Beim wöchentlichen Kopieren von Jobs ist es nun möglich, Wochentage anzugeben. Auf diese Weise können Sie einen Termin beispielsweise in einem Schritt auf wöchentlich Montag bis Freitag kopieren.
- Die Felder "Kunde" und "Location" werden bei Änderungen nun auf Wunsch auch in die jeweiligen Unterjobs übernommen.
- Die Termine aus der jeweils aktuellen Kalenderansicht können in Form einer CSV-Datei exportiert werden.
- Das Firmenlogo ist in den E-Mails enthalten (bitte hinterlegen Sie hierfür in der Verwaltung ein zweites Logo, dieses wird dann auch auf den PDFs ausgedruckt).
- Ändert ein Mitarbeiter seine Arbeitszeiten, so werden die betreffenden Änderungen in der zugehörigen E-Mail angezeigt und hervorgehoben.
