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Contenu traduit automatiquement :
Chers clients,
Comme d’habitude, nous avons travaillé dur le mois dernier sur le développement du GigPlaner. Le résultat : de nombreuses petites optimisations et améliorations, mais aussi quelques nouvelles fonctionnalités intéressantes pour la planification du personnel et le suivi du temps de travail.
Je souhaite vous expliquer plus en détail certaines de ces nouvelles fonctionnalités. Cela inclut notamment la collecte de la position GPS lors du suivi du temps de travail ainsi que les nouveaux certificats pour les employés. La nouvelle version sera activée pour tous les clients cette nuit, comme d’habitude, afin que vous puissiez profiter des nouvelles fonctionnalités dès demain.
Bonne lecture de cette newsletter et, comme toujours, je vous souhaite beaucoup de succès avec le GigPlaner.
Sven Schlotthauer
Positions GPS lors du suivi du temps de travail
Dès maintenant, le GigPlaner permet de collecter la position GPS de l’employé lors de l’enregistrement des heures de travail. De cette manière, vous et vos employés pouvez vérifier ou prouver ultérieurement d’où l’employé a pointé. La collecte de la position GPS n’est effectuée que lors de l’utilisation de l’horloge de pointage sur un smartphone avec un récepteur GPS approprié.
Veuillez noter : cette fonctionnalité ne peut être utilisée qu’avec le consentement exprès des employés, selon les lois du pays. Elle est désactivée par défaut. Vous pouvez l’activer dans la gestion sous Comptabilité > Général. Nous vous recommandons de faire approuver par écrit l’utilisation de cette fonctionnalité par vos employés. Chaque employé a néanmoins la possibilité de désactiver la collecte de la position GPS dans les paramètres système de son propre appareil.
Abonnements iCal multiples
Depuis la première version du GigPlaner, il est possible d’abonner vos rendez-vous et emplois sous forme d’abonnement iCal dans votre propre calendrier. De cette manière, vous avez toujours vos rendez-vous professionnels en vue, en plus de vos rendez-vous privés, sans avoir à les entrer manuellement. Pour vous offrir une meilleure vue d’ensemble dans votre calendrier privé, il est désormais possible de définir plusieurs abonnements iCal. Par exemple, vous pouvez créer un abonnement pour les emplois réservés et un autre pour les autres emplois, que vous pouvez afficher dans différentes couleurs dans votre calendrier et, selon le programme, les activer ou désactiver individuellement.
Certificats pour les employés
Pour mieux et plus rapidement sélectionner ou filtrer vos employés lors de la planification du personnel, nous introduisons avec cette version une nouvelle possibilité de filtrage : les certificats ou qualifications, en complément des niveaux de compétence de la version précédente. Chaque employé peut enregistrer certains certificats (par exemple, permis ou autorisations nécessaires, mais aussi permis de conduire, etc.), auxquels une validité maximale peut être attribuée. Dans le dialogue de demande, vous pouvez désormais filtrer non seulement par catégories mais aussi par certificats d’employés et ainsi trouver rapidement des employés avec un permis de conduire spécifique, par exemple.
Ajustements pour les freelances
Travailler avec des freelances devient de plus en plus difficile en raison des réglementations légales. Il est donc important de pouvoir distinguer clairement les freelances des employés internes. Pour ce faire, le GigPlaner propose désormais deux options pour mieux différencier les freelances des employés internes.
Distinction entre congés et disponibilité :
Tandis que les employés internes doivent soumettre des demandes de congés et enregistrer leurs périodes de congés dans le GigPlaner, les freelances peuvent simplement indiquer leur disponibilité. Cela se fait via une vue de calendrier simple avec un nouveau menu, où les jours non disponibles peuvent être sélectionnés. Vous trouverez l’option dans le profil de l’employé sous « Paramètres ».
Masquage de la facturation :
La facturation des freelances se fait généralement indépendamment des employés internes par simple facturation. Si vous souhaitez néanmoins enregistrer les heures de travail et les montants de vos freelances (par exemple, pour vérifier les factures par la suite), vous pouvez désormais indiquer lors de la configuration d’une période de facturation que l’employé ne peut pas consulter les factures. Il n’a donc pas accès au formulaire de facturation, qui est automatiquement créé pour tous les employés.
Autres optimisations
En plus des points déjà mentionnés, nous avons bien sûr également apporté de nombreuses petites optimisations. Parmi elles, on peut citer :
- Un nouveau type « Adresse » est disponible pour les données supplémentaires. Avec ce type de données supplémentaires, vous pouvez créer vos propres champs de texte pour les enregistrements d’employés ou de rendez-vous, avec un lien automatique vers Google Maps.
- Dans la gestion, vous pouvez désormais enregistrer un logo d’entreprise pour les documents PDF en plus du logo de l’entreprise pour la version de bureau du GigPlaner. Ce logo sera affiché à la place du logo GigPlaner sur les impressions.
- Masquage des informations : dans la gestion, vous pouvez définir sous Jobs > Visibilité des informations si certains contenus comme la description du job ou la liste des employés peuvent être consultés uniquement après la réservation d’un employé, par exemple.
- La statistique peut désormais être restreinte aux clients. Si vous enregistrez des clients dans vos jobs, vous pouvez ainsi voir les coûts au niveau du client.
- Les demandes de congés peuvent désormais également être refusées. Un commentaire peut être ajouté, qui sera transmis à l’employé dans l’e-mail de confirmation.
Contenu original :
Sehr geehrte Kunden,
wie gewohnt haben wir auch im vergangenen Monat wieder hart an der Weiterentwicklung des GigPlaners gearbeitet. Das Ergebnis: viele kleinere Optimierungen und Verbesserungen, aber auch einige interessante neue Features für die Personalplanung und Arbeitszeiterfassung.
Einen Teil der neuen Features möchte ich Ihnen im Folgenden näher erläutern. Hierzu zählen vor allem die Abfrage der GPS-Position bei der Arbeitszeiterfassung sowie die neuen Mitarbeiter-Zertifikate. Die neue Version wird wie üblich heute Nacht für alle Kunden aktiviert, sodass Ihnen die neuen Features ab morgen zur Verfügung stehen.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und wie immer weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
GPS-Positionen bei der Zeiterfassung
Ab sofort besteht im GigPlaner die Möglichkeit, bei der Erfassung von Arbeitszeiten auch die GPS-Position des Mitarbeiters abzufragen. Auf diese Weise können Sie und Ihre Mitarbeiter auch im Nachgang prüfen bzw. nachweisen, von wo aus sich der Mitarbeiter ein- oder ausgestempelt hat. Die Erfassung der GPS-Position erfolgt nur bei Verwendung der Stempeluhr auf einem Smartphone mit geeignetem GPS-Empfänger.
Bitte beachten Sie: da dieses Feature datenschutzrechtlich je nach Land nur nach ausdrücklicher Einwilligung der Mitarbeiter verwendet werden darf, ist es standardmäßig deaktiviert. Sie können das Feature in der Verwaltung unter Abrechnung > Allgemein aktivieren. Wir empfehlen, dass Sie sich den Einsatz dieses Features schriftlich von Ihren Mitarbeitern genehmigen lassen. Jeder Mitarbeiter hat dennoch die Möglichkeit, die Erfassung der GPS-Position in den Systemeinstellungen auf seinem eigenen Endgerät zu unterbinden.
Mehrfache iCal-Abonnements
Bereits seit der ersten Version des GigPlaners besteht die Möglichkeit, die Termine und Jobs in Form eines iCal-Abonnements in den eigenen Kalender zu abonnieren. Auf diese Weise haben Sie neben Ihren privaten auch Ihre beruflichen Termine immer im Blick, ohne sie mühsam von Hand eintragen zu müssen. Damit Sie in Ihrem privaten Kalender künftig einen noch besseren Überblick behalten können besteht nun die Möglichkeit, mehrere iCal-Abonnements zu definieren. So können Sie sich zum Beispiel ein Abonnement mit den gebuchten und eines mit sonstigen Jobs anlegen, diese können Sie in Ihrem Kalender dann beispielsweise in unterschiedlichen Farben darstellen und, je nach Programm, einzeln ein- und ausblenden.
Zertifikate für Mitarbeiter
Um Ihre Mitarbeiter bei der Personalplanung noch besser und schneller selektieren bzw. filtern zu können führen wir mit dieser Version, nach den Skill-Levels aus der letzten Version, eine weitere Filtermöglichkeit ein: Zertifikate bzw. Qualifikationen. Jeder Mitarbeiter kann hierfür bestimmte Zertifikate (z.B. notwendige Scheine oder Genehmigungen aber auch Führerscheine o.ä.) hinterlegen, zu diesen kann auch eine maximale Gültigkeit angegeben werden. Im Anfrage-Dialog können Sie dann neben den Kategorien nun auch nach den Mitarbeiter-Zertifikaten filtern und so beispielsweise schnell Mitarbeiter mit einem bestimmten Führerschein finden.
Anpassungen für Freelancer
Die Arbeit mit Freelancern wird durch gesetzliche Regelungen immer schwieriger. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass freie Mitarbeiter möglichst stark von internen Mitarbeitern unterschieden werden können. Um dies zu gewährleisten gibt es im GigPlaner ab sofort zwei Möglichkeiten, die Freelancer besser von den internen Mitarbeitern abzugrenzen.
Unterscheidung zwischen Urlaub und Verfügbarkeit:
Während interne Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen und Ihre Urlaubszeiträume im GigPlaner erfassen müssen, können Freelancer künftig einfach Ihre Verfügbarkeit angeben. Dies geschieht über eine einfache Kalender-Ansicht mit neuem Menüpunkt, in der die nicht verfügbaren Tage angeklickt werden können. Sie finden die Option im Mitarbeiter-Profil unter dem Punkt "Einstellungen".
Ausblenden der Abrechnung:
Auch die Abrechnung von Freelancern erfolgt in aller Regel unabhängig von internen Mitarbeitern durch einfache Rechnungsstellung. Wenn Sie dennoch die Arbeitszeiten und Beträge Ihrer Freelancer erfassen möchten (beispielsweise um die Rechnungen im Anschluss zu prüfen), können Sie künftig bei der Konfiguration eines Abrechnungszeitraums angeben, dass der Mitarbeiter die Abrechnungen nicht einsehen kann. Er hat somit keinen Zugriff auf das Abrechnungsformular, welches für alle Mitarbeiter automatisch erstellt wird.
Weitere Optimierungen
Neben den bereits genannten Punkten haben wir natürlich auch wieder viele kleinere Optimierungen vorgenommen. Hierbei sind unter anderem die folgenden Punkte zu nennen:
- Bei den Zusatzdaten gibt es den neuen Typ "Adresse". Mit diesem Zusatzdaten-Typ können Sie sich eigene Textfelder für Mitarbeiter- oder Termin-Datensätze anlegen, bei denen automatisch ein Link zu Google Maps angeboten wird.
- In der Verwaltung kann nun neben dem Firmenlogo für die Desktop-Version des GigPlaners auch ein Firmenlogo für die PDF-Dokumente hinterlegt werden. Dieses Logo wird dann anstelle des GigPlaner-Logos in den Ausdrucken ausgegeben.
- Informationen ausblenden: in der Verwaltung können Sie unter Jobs > Sichtbarkeit von Informationen definieren, ob bestimmte Inhalte wie die Job-Beschreibung oder die Mitarbeiterliste immer oder beispielsweise erst nach der Buchung eines Mitarbeiters eingesehen werden dürfen.
- Die Statistik lässt sich nun auf Kunden einschränken. Sofern Sie in Ihren Jobs Kunden hinterlegen können Sie so die Kosten auf Kundenebene einsehen.
- Urlaubsanträge können nun auch abgelehnt werden. Hierbei kann auch ein Kommentar angegeben werden, welcher dem Mitarbeiter in der Bestätigungs-E-Mail übermittelt werden.
